أداة تتبع المشكلات بالمؤسسة بصيغة الاكسل Excel
أداة تتبع المشكلات اكسل يعد من النماذج التي يجب أن لا تخلو منها أي مؤسسة كي تبقى دوما صورتها لامعة عند المتلقي، خصوصاً أن المشاكل تبقى وليدة بيئة العمل وتكاد لا تغادرها. وتتبع المشكلات يساهم في جعل الأمور تسير في سلاسة أكبر ولا تتعقد، غير أن الحديث عن هذا النظام يتطلب في الأصل معرفة ماهية نموذج تتبعِ المشاكل والغاية الدقيقة منه وعناصره، وهي التساؤلات التي سوف تشكل موضوع مقالة اليوم.
ما هي أداة تتبع المشكلات اكسل Excel؟
أداة تتبع المشكلات هي أداة تكون في المؤسسات بهدف حسن تنظيم المشاكل التي قد تظهر عندها في أي لحظة من اللحظات، وترمي من خلاله إلى تفادي تفاقم تلك المشكلة أو تداخلها فيما بينها مما يهدد بعد ذلك الوصول إلى حل لها أو حتى السيطرة عليها.
وتتعلق أنظمة تتبع المشاكل تحديدا بالمشاكل التي تكون في علاقة المؤسسة بالعملاء كما قد تهتم أيضاً بالمشاكل مع الموظفين أنفسهم، ويمكن القول بصيغة أخرى أن هدف نموذجِ تتبع المشكلات هو تصنيف المشاكل حسب درجة صعوبتها واستعجالها في أفق تخصيص وقت لعلاجها بنظام.
ويمكن معرفة ماهية أداة تتبع المشكلات بشكل أعمق في الفقرات القادمة، حيث أن فيها سيزول المتبقي من اللبس على هذا المفهوم، خصوصاً بعد العمل على عرض أمثلة موسعة ونماذج مختلفة لتتبع المشكلات.
- اقرأ كذلك: نموذج جدول الميزانية الشخصية وطريقة توزيعها كما يجب
- طالع أيضاً: تقرير الحضور والانصراف في المؤسسة بصيغة الاكسل Excel
دور أداة تتبع المشكلات وأهميته
إن أداة تتبع المشكلات تعتبر من الأمور الأساسية التي يجب أن تحضر لدى كل مؤسسة، خصوصا ذات النشاطات الكبرى، نظرا إلى أهميتها ودورها في المؤسسة، حيث أن دور وأهمية نماذج تتبع المشكلات يمكن تلخيصه في النقاط والإشارات الآتية:
- تصنيف المشكلات حسب صعوبتها: الدور الأساسي لأداة تتبع المشكلات هو تتبع المشاكل التي تواجه الموظف أو العميل وذلك بتصنيفها قبل كل شيء حسب صعوبتها (صعوبة المشكلة) و استعجالها (وجوب حلها في أقرب وقت).
- سهولة السيطرة على المشكلات: تكمن أيضاً أهمية نموذج تتبّع المشكلات في أنها آلية فعالة تساهم في تسهيل السيطرة على المشاكل المطروحة، حيث أن التتبع يساعد على معرفتها وتحديد موعد حلها.
- ضمان عدم تفاقم المشكلات: إذ أن تتبعها يدفع المؤسسة إلى التعامل مع كل مشكلة على حدة، عوض تركها حتى تتفاقم مثلا ويصعب التعامل معها.
- إمكانية وضع جدولة لحل المشكلات: يمكن الدور المحوري لأداة تتبع المشكلات في أنه يعمل على جدولة مواعيد حل المشكلات بعد تصنيفها وترتيبها حسب الأهمية والاستعجال.
- إبراز و ترسيخ احترافية المؤسسة: في نفس السياق، تضمن الجدولة الجيدة للمشكلات للمؤسسة إعطاء صورة مميزة لها وترك انطباع إيجابي بالاحترافية سواء لدى العملاء أو حتى الموظفين على حد سواء.
- حسن توزيع مهمة حل المشكلات: وذلك لكون عدم تكليف موظفين محددين للتعامل مع المشكلات الموجودة قد يجعل الموظفين يتهاونون في التعامل مع الحل أو ينتظر كل واحد منهم الآخر للتعامل مع المشكلة، وبالتالي عدم حلها في النهاية.
- في سياقٍ قريب: نموذج كامل لتنظيم شؤون الموظفين متعدد الأقسام
- شاهد أيضاً: نموذج جدول زمني للصفوف وفائدته لموظفي التعليم
عناصر أداة تتبع المشكلات
عند صياغة نموذج لتتبع المشكلات بداخل المؤسسة، يجب أن تحرص المؤسسة على توفير عدد من العناصر التي لا تستقيم أداة تتبع المشكلات دونها، و يعتبر النموذج الحصري الذي يقدمه لكم موقع “فري إكسل” هو أشمل صورة على هذا الأمر (رابط تحميله في الفقرة القادمة)، وعلى العموم فإن أهم عناصر نموذج تتبع المشاكل تتمثل في الآتي:
- الموظف صاحب المشكلة: ينضاف إلى تفاصيل المشكلة، حيث يتم الإشارة إلى الموظف صاحب المشكلة أو الذي يعمل على حل المشكلة مع تحديد القسم الذي يعمل فيه وكذا معطيات المشكلة وتفاصيلها بشكل دقيق.
- تاريخ حدوث المشكلة: ويساعد هذا التحديد في معرفة طبيعة المشكلة وسرعة الحل والترتيب الزمني لمشكلات المؤسسة كي تكون بذلك الاعتماد على أداة تتبع المشكلات فعالا وذي أهمية وفائدة.
- صعوبة واستعجال المشكلة: يجب أن يتم تحديد عمق وفداحة وصعوبة المشكلة التي يجب معالجتها وتحديد هل هي مستعجلة أو تحتمل الصبر، وذلك لضمان البدء بحل أكثر المشاكل استعجالا للحفاظ على صورة المؤسسة وتفادي إعطاء الأولوية لمشكلة بسيطة يستطيع صاحبها الصبر وغير مستعجل بالحل.
- الحالة المحدثة للمشكلة: حيث يتم في هذا الجانب تحديد الحالة الراهنة للمشكلة، حيث يتم تتبعها وتغيير الحالة تبعا للمستجدات (لم يبدأ العمل على حلها بعد، في طور المعالجة، تمت المعالجة).
- شاهد كذلك: كيفية حساب تكلفة الموظف اكسل وأهميته للمؤسسة
- طالع أيضاً: نموذج سجل غياب الطلاب وأهم أسباب وحلول ظاهرة الغياب
تحميل أداة تتبع المشكلات اكسل Excel
مثلما أشرنا في الفقرة السابقة، فإن موقع “فري إكسل” يوفر لكم نموذجا متكاملا يمكن الاعتماد عليه للعمل على تتبع وحل المشكلات، بحيث فيه جميع النقاط والعناصر التي قمنا بالإشارة إليها في ما سبق من فقرات هذه المقالة.
وهذا المثال الحصري عن أداة تتبع المشكلات اكسل Excel الذي يوفره لكم موقع “فري إكسل” يمكن الحصول عليه بتحميل مباشر تحت صيغة الاكسل واستعماله بعد إدخال بيانات المؤسسة ومعلوماتها وكذا بيانات الموظف وباقي التفاصيل عموما.
فمن أجل تحميل هذا المثال إذن لنموذج تتبّع المشاكل بصيغة الاكسل Excel يكفي الضغط على زر التحميل التالي والحصول عليها بالتالي بتحميل مباشر:
- قد يهمك: ما هو نموذج مصروف عهدة؟ وكيفية صياغته وصرف العهدة
- طالع أيضاً: نموذج متابعة الأهداف والإنجاز ودوره في تحسين المردودية
في الختام يمكن القول كتلخيص لما سبق أن المؤسسة لا يمكن أن تغيب عنها المشكلات باعتبارها جزء لا يتجزأ من العمل، وكلما كانت نشاطات المؤسسة كبيرة تزايدت احتمالات حدوث مشكلة إما عند الموظفين أو لدى العملاء، وهو ما يتطلب التدخل بشكل سريع لحلها، ولا يكون هذا الأمر دون اتباع خطة واضحة وتنظيم محكم لضمان حل المشكلات واحدة بواحدة حسب درجة عمقها واستعجالها، وهذا التنظيم يوفره لكم موقع “فري إكسل” بتقديمه لأداة تتبع المشكلات اكسل Excel سهل الاستعمال وشامل لأهم المعطيات والعناصر التي تساعد المؤسسة على حسن تتبع المشكلات التي تواجهها في علاقتها مع العملاء والموظفين على حد سواء.
- اقرأ كذلك: نموذج جدول الميزانية الشخصية وطريقة توزيعها كما يجب
- طالع أيضاً: تقرير الحضور والانصراف في المؤسسة بصيغة الاكسل Excel
أدَاة تتبع المشكلات هي أداة تكون في المؤسسات بهدف حسن تنظيم المشاكل التي قد تظهر عندها في أي لحظة من اللحظات، وترمي من خلاله إلى تفادي تفاقم تلك المشكلة أو تداخلها فيما بينها مما يهدد بعد ذلك الوصول إلى حل لها أو حتى السيطرة عليها.
تتعلق أنظمة تتبع المشاكل تحديدا بالمشاكل التي تكون في علاقة المؤسسة بالعملاء كما قد تهتم أيضاً بالمشاكل مع الموظفين أنفسهم.
يتمثل دور و هدف أدَاة تتبع المشكلات في تصنيف المشاكل حسب درجة صعوبتها واستعجالها في أفق تخصيص وقت لعلاجها بنظام.
- قد يهمك: نموذج سلفة الموظفين اكسل وأهميته للمؤسسة و الموظفين
- في نفس الإطار: كيفية تقييم فترة التجربة ومكاسبه للموظف والمؤسسة
