أداة تعقب التوظيف وتتبعه بشكل دقيق يعد من الأركان المحورية التي يجب أن لا تخلو منها أي مؤسسة ذات طبيعة توظيفية استقطابية للكفاءات واليد العاملة، ويساهم التركيز الاحترافي على تعقب التوظيف في جعل اختيار المرشحين أفضل وأكثر دقة، وهو ما سيتجلى في تفاصيل موضوع مقالنا اليوم عن تعقب وتتبع التوظيف بأداة مميزة بصيغة الاكسل Excel.
تعريف أداة تعقب التوظيف اكسل Excel
أداة تعقب التوظيف اكسل Excel هي أداة أو برنامج في الاكسل يساعد المؤسسة وإدارة الموارد البشرية تحديدا على تتبع ملفات المرشحين لوظيفة ما ثم اختيار أنسبهم للتعاقد معه.
حيث أن أداة تعقب وتتبع التوظيف تعتبر آلية فعالة لمقارنة بيانات وملفات المرشحين وسهولة اختيار أفضلهم وأكثرهم كفاءة بالاعتماد على بيانات دقيقة وأرقام ومعطيات.
وينضاف الاعتماد على أداة تعقب التوظيف إلى الاستراتيجيات الأخرى التي يمكن أن تعتمد عليها المؤسسة في أفق رفع كفاءة ومستوى وجودة التوظيف لديها، نظرا للمميزات المتعددة لهذه الأداة والتي سوف نأتي على ذكرها في السطور المقبلة من هذه المقالة.
- اقرأ كذلك: نموذج جدول الميزانية الشخصية وطريقة توزيعها كما يجب
- طالع أيضاً: تقرير الحضور والانصراف في المؤسسة بصيغة الاكسل Excel
دور وأهمية أداة تعقب التوظيف
يكمن دور مختلف أدوات تعَقب عمليات التّوظيف في مقارنة مستوى المرشحين لوظيفة معينة من أجل اختيار أفضلهم وأنسبهم لشغل وظيفة معينة، حيث أن تتبع التّوظيف يلعب دورا محوريا في معرفة مستوى كل مرشح على حدة في مقارنته مع باقي المرشحين بناءً على المعطيات الرقمية المتوفرة، والنموذج الحصري الذي يوفره لكم موقع “فري إكسل” يعد أدَاة فعالة في أداء هذا الدور كما يجب.
أما بخصوص أهمية أداة تعقب التوظيف، و بالتركيز على الأدَاة الحصرية التي سوف نوفرها في هذه المقالة، فإنه يمكن إجمال نقاط الأهمية في ما يلي:
- رفع نسب دقة الاختيار: أبرز ما تقدمه أدوات تعقب وتتبع التوظيف هو أنها ترفع من حظوظ المؤسسة في سلامة الاختيار، حيث أنها تجعل نسب دقة اختيار المرشح عالية.
- اعتماد معطيات علمية: تتجلى أهمية أداة تعقب الموظفين في أنها تتيح للمؤسسة إمكانية اعتماد معطيات علمية دقيقة وأرقام وإحصائيات ومقارنات أثناء دراسة ملفات المرشحين لمنصب معين داخل هذه المؤسسة.
- تقليل هامش الخطأ: في سياق قريب، فإن الاعتماد على المعطيات الرقمية العلمية التي توفرها أداة تعقب التوظيف، فإن المؤسسة بذلك تقلل هامش الخطأ في اختيار المرشح المناسب للوظيفة.
- مراعاة مصالح المؤسسة: تكمن أهمية أدوات تعقب وتتبع التوظيف في أنها تصب في مصلحة المؤسسة وتراعي ما يخدمها عبر إتاحة إمكانية اختيار الأعلى كفاءة والأقل أجرا في نفس الآن، وهو مبتغى كل مؤسسة.
- في سياقٍ قريب: نموذج كامل لتنظيم شؤون الموظفين متعدد الأقسام
- شاهد أيضاً: نموذج جدول زمني للصفوف وفائدته لموظفي التعليم
معايير أداة تعقب التوظيف واختيار المرشح
مسألة تتبع التوظيف وتعقبه بناءً على معايير علمية و معطيات دقيقة لا شك أن له نتائج إيجابية كثيرة للمؤسسة وللخيار الذي تم الاستقرار عليه، ومن أجل الوصول لاختيار سليم وموفق يجب التركيز على المعايير التالية:
- معيار الخبرة: حينما يكون المرشح ذا خبرة في المجال فإن ذلك يضمن للمؤسسة سهولة التأقلم ومباشرة العمل لكونه قد اشتغل في نفس المنصب ولن يتطلب وقتا أكبر لمعرفة كيفية الاشتغال، ولن يقع في أخطاء قد يقع فيها المبتدئون أو حديثو التخرج.
- معيار الكفاءة: ويتم قياسها في المقام الأول بالشواهد والمهارات وكذا بالتجربة والخبرة، ويكون السؤال هو هل المرشح فعلا له من الكفاءة ما يجعله مستحقا لأخذ هذه الوظيفة؟ ويكون قياس ذلك بعيدا عن العاطفة، وأداة تعقب التوظيف تؤدي هذا الغرض بكفاءة عالية.
- معيار الأخلاق: ورغم أنها لا تؤثر بشكل مباشر على المحصول النهائي الذي سوف يتم التحصل عليه، إلا أن للأخلاق دور غير مباشر على العمل، والأخلاق هنا تضم الأمانة والعمل بصدق وإتقان العمل والاحترام والتعامل الجيد مع الآخرين، وكلها عناصر تساهم إيجابيا في رفع جودة بيئة العمل.
- معيار المقابل: أي المرتب الذي سوف يتحصل عليه الموظف نظير خدماته التي يقدمها، وذلك دون أن تتأثر جودة ما سيقدمه، فإذا وجدت المؤسسة موظفا فيه المعايير السابقة وبمرتب غير مرتفع فتلك ستكون صفقة رابحة للمؤسسة، ولكن معيار المقابل المادي يجب أن لا يكون على حساب المستوى و المردود.
- قد يهمك: ما هو نموذج مصروف عهدة؟ وكيفية صياغته وصرف العهدة
- طالع أيضاً: نموذج متابعة الأهداف والإنجاز ودوره في تحسين المردودية
طريقة استعمال أداة تعقب التوظيف
كل ما يجب على المكلف بالتّوظيف معرفته عند التعامل مع أداة تعقب التوظِيف هو طريقة الاستعمال، والتي كما قلنا سابقا ليست بالمعقدة، وعموما فإن طريقة استعمال أدَاة تعَقب وتتبع التوظيف هي كما يلي:
- أولا القيام بتحميل الأداة بصيغة الاكسل (رابط التحميل في الفقرة الموالية)
- ثانيا إدخال بيانات المؤسسة والقسم والوظيفة الشاغرة التي تحتاج استقطاب موظف لها.
- ثالثا إدخال بيانات المرشحين للوظيفة بشكل دقيق مع مراعاة عدم الخطأ في ذلك.
- رابعا مراجعة النتائج المحصل عليها مراجعةً أخيرة واعتماد المرشحين الثلاثة الأولين لاعتماد المرشح الأول ووضع الثاني والثالث احتياطيا في حال حدوث تطورات تستدعي الاعتماد على أحدهما.
وهكذا تستطيع المؤسسة الحصول على بيانات دقيقة بمقارنة جميع المرشحين واختيار أفضلهم وفق معايير مضبوطة وعلمية تخدم مصالح المؤسسة في الدرجة الأولى بعيدا عن العاطفة أو أي معايير أخرى غير مهنية أو غير معقولة.
- شاهد كذلك: كيفية حساب تكلفة الموظف اكسل وأهميته للمؤسسة
- طالع أيضاً: نموذج سجل غياب الطلاب وأهم أسباب وحلول ظاهرة الغياب
تحميل أداة تعقب التوظيف بصيغة اكسل Excel
وفي نهاية فقرات هذه المقالة، و بعد أن جئنا على ذكر عموم التفاصيل المهمة في تتبع وتعَقب التوظيف، فإن موقع “فري إكسل” في هذه الفقرة يتيح لكم فرصة تحميل أفضل أدَاة يمكن الاعتماد عليها كأداة تعقب التوظيف بالمؤسسة.
إذ تتميز هذه الأداة التي تأتي بصيغة الاكسل Excel بأنها متكاملة في ما تقدمه للمؤسسة من مقارنة علمية لملفات المرشحين وسهولة الاستعمال، حيث أنها لا تتطلب حضور موظف خاص أو ذي مستوى أو كفاءة محددة، بل يمكن استعماله من الجميع.
ويجب فقط مراعاة الدقة أثناء إدخال بيانات الموظفين لتفادي حدوث أي خلل أو خطأ في المعلومات والنتائج بعد ذلك. فهو بذلك شرط أساسي محوري للحصول على النتائج المأمولة، ويمكن تحميل هذه الأداة بشكل حصري على موقع “فري إكسل” بالضغط على علامة التحميل:
- تحميل أداة تعقب التوظيف بصيغة اكسل Excel (تحميل مباشر):
- شاهد كذلك: كيفية حساب تكلفة الموظف اكسل وأهميته للمؤسسة
- طالع أيضاً: نموذج سجل غياب الطلاب وأهم أسباب وحلول ظاهرة الغياب
وفي النهاية والختام، يمكن القول أن اعتماد المؤسسة على أرقام و معطيات علمية دقيقة يتيح لها رفع نسب دقة اختيار المرشحين للوظيفة، وأي تقصير في هذا الجانب يرفع احتماليات عدم التوفيق في الاختيار، لذلك في هذه المقالة جاء موقع “فري إكسل” بأفضل أداة تعقب التوظيف والحصول على أفضل المرشحين بأنسب الأسعار بناءً على مقارنة شاملة للمرشحين تتكلف بها هذه الأدَاة وتقدم في النهاية للمؤسسة أو لمدير الموارد البشرية تقريرا شاملا عن ترتيب المرشحين وبالتالي عن أنسبهم لشغل تلك الوظيفة.
- اقرأ كذلك: نموذج جدول الميزانية الشخصية وطريقة توزيعها كما يجب
- طالع أيضاً: تقرير الحضور والانصراف في المؤسسة بصيغة الاكسل Excel
أدَاة تعَقب التوظيف اكسل Excel هي أدَاة أو برنامج في الاكسل يساعد المؤسسة وإدارة الموارد البشرية تحديدا على تتبع ملفات المرشحين لوظيفة ما ثم اختيار أنسبهم للتعاقد معه.
تعتبر أدَاة تعَقب وتتبع التّوظيف آلية فعالة لمقارنة بيانات وملفات المرشحين وسهولة اختيار أفضلهم وأكثرهم كفاءة بالاعتماد على بيانات دقيقة وأرقام ومعطيات.
بالإضافة إلى الاعتماد على أدَاة تعَقب التّوظيف فهناك استراتيجيات أخرى يمكن أن تعتمد عليها المؤسسة في أفق رفع كفاءة ومستوى وجودة التّوظيف لديها، نظرا للمميزات المتعددة لهذه الأدَاة والتي قمنا بذكرها في سطور مقالة اليوم.
- قد يهمك: نموذج سلفة الموظفين اكسل وأهميته للمؤسسة و الموظفين
- في نفس الإطار: كيفية تقييم فترة التجربة ومكاسبه للموظف والمؤسسة
