دليل إعداد جدول حضور وانصراف الموظفين على اكسل

يضمن جدول حضور وانصراف العمال والموظفين في العمل التزام كل شخص بتنفيذ المهام الموكلة إليه في العمل على أكمل وجه. حيث يحدد هذا الجدول مواعيد بداية ونهاية عمل الموظف بشكل يومي أو ساعة بحسب نظام عمل الشركة.

تقوم الإدارات بشكل عام بوضع خطط وجداول تنظيمية من أجل إلزام كل شخص متعاقد مع الشركة بتنفيذ كل ما يطلب منه بشكل كامل. وذلك من خلال الاستعانة بتطبيق الجداول الشهير Microsoft excel.

يعمل موقع Freexls المتخصص في تقديم حلول الجداول باستخدام الاكسل على مساعدتكم في إعداد جداول ونماذج التفقد الحضوري للموظفين وفق أنظمة الساعات أو أنظمة الأيام.

ما هي أهمية استخدام جدول حضور وانصراف العمال؟

تعتبر جداول الحضور والغياب واحدة من أكثر واهم المستندات الإدارية التي تستخدمها الشركات في تنظيم سير العمليات الإنتاجية والخدمية فيها.

تمتلك هذه الجداول الكثير من المزايا والفوائد التي تعود بها على الشركات والإدارات التي تستخدمها وتعتمد عليها في تفقد حضور وغياب العمال فيها. وهذه الفوائد كالتالي:

أولًا: تقييم أداء الموظفين والتزامهم وقدراتهم

تشكل جداول الحضور والغياب قاعدة ومرتكز رئيسي للبيانات التي يستخدمها مدراء الأقسام ومسؤولو الموارد البشرية في الشركات من أجل تقييم موظفيهم. وذلك من خلال:

• قياس ودراسة مدى التزام العامل أو الموظف بالعمل المحدد.
• قياس سرعة الأداء والإنجاز التي يتمتع بها العامل أو الموظف.
• تقييم قدرات العمل تحت الضغط.

ثانيًا: تتبع الموظفين المتخلفين والغير ملتزمين

تساعد نماذج الحضور والغياب وقوائم التفقد في ملاحقة العمال الغير ملتزمين من خلال تحديد أيام الدوام والغياب التي يمضونها في العمل.

كما تساعد في تحديد عدد ساعات العمل التي يقوم بها كل موظف خلال يوم الدوام الطبيعي.

يعتبر هذا الأمر غاية في الأهمية بالنسبة للشركات والإدارات التي ترغب بتقديم خدمات ومنتجات احترافية وذات جودة عالية لعملائها. حيث يشكل غياب الموظف سببًا للتأخير وتراجع جودة العمل بسبب توزيع مهامه على الأخرين.

ثالثًا: حساب مستحقات العمل الإضافي والخصومات

تتبع بعض الشركات نظام محاسبة الأعمال الساعي، حيث يرصد قسم المحاسبة في الشركة مبلغًا معينًا من المال مقابل كل ساعة عمل يقوم بها العامل.

يتضمن جدول حضور وغياب الموظفين على عدد ساعات الغياب والعمل الإضافي التي يقوم بها كل موظف والتي من شأنها أن تساعد في تحديد قيمة مستحقاته المالية.

رابعًا: تقييم رضا العميل من خلال تعامل الموظف

تخصص بعض شركات البيع بالتجزئة والشركات التجارية فريق من موظفي البيع المباشر. وهو الفريق الذي يعمل بشكل مباشر مع العملاء ويبر عن هوية وسلوك الشركة أمام عملائها.

حيث يميل العملاء إلى شراء وطلب الخدمات والمنتجات من مندوبي البيع الذين يقضون أكبر وقت ممكن معهم في ترويج المنتج. وفي هذه الحالات يشكل غياب العامل أو تقصيره في أداء عمله إلى تراجع مبيعات الشركة وتراجع أداءها.

خامسًا: توزيع الأعمال والمهام بشكل عادل

تساعد جداول تفقد العمل في الحصول على المعلومات الكافية واللازمة التي من شأنها أن تعطي فكرة عن الموظفين الأكثر والأقل التزامًا في العمل. ومن هو الموظف الأكثر كفاءة واستحقاقًا للحصول على ترقية.

كيف أقوم بإنشاء جدول حضور وانصراف الموظفين في الشركة؟

يمكنكم اعتماد الكثير من الطرق التي تساعدكم في إنشاء ملفات الغياب والحضور في الشركة. حيث تختلف هذه الطرق بحسب حجم الشركة وطبيعة النظام الإداري فيها ومدى قدراتها المالية والتقنية.

إليكم الوسائل المختلفة التي تستخدمها الشركات في توثيق دوام الموظفين:

التطبيقات أو المنصات البرمجية الخاصة بالشركة

يشيع استخدام هذا النظام في الشركات الكبيرة التي يتضمن طاقم العمل فيها على عدد كبير من العمال والموظفين الذين يصعب جدًا التعامل معهم بالشكل التقليدي.

قوائم التفقد الورقية

يعتبر هذا الخيار مناسبًا في الشركات الصغيرة والتقليدية. حيث يتم تعيين موظف بوظيفة مراقب الدوام يقوم بتوثيق دوام كل موظف على حدى من خلال جداول مطبوعة على أوراق كبيرة.

تشيع الأخطاء والتجاوزات في هذا النمط من جدول حضور وانصراف الموظفين بسبب انحياز مراقب الدوام إلى بعض الموظفين في بعض الأحيان فيقوم بإضافة ساعات عمل غير حقيقية إلى صفحاتهم.

جدول حضور وانصراف الموظفين على اكسل

يمثل خيار جداول إكسل الإلكترونية أفضل طريقة لإنشاء جداول تفقد الموظفين الإلكترونية في كل من الشركات الصغيرة والمتوسطة. بالإضافة إلى أنه خيار جيد بالنسبة للشركات الكبيرة التي تمتلك أنظمة إدارة منفصلة.

يقدم لكم موقعنا ضمن هذا المقال نموذج جاهز لجدول التفقد الوظيفي على شكل ملف Excel جاهز للاستخدام من قبل الإدارة في الشركات.

ما هي عناصر جداول الحضور والغياب؟

يحتوي جدول حضور وانصراف الموظفين على مجموعة من العناصر الموزعة على أقسام الجدول. وهي عناصر يجب استيفائها ضمن الجدول بشكل احترافي من أجل ضمان تحقيق الأهداف الموضوعة.

أولًا: تعليمات الحضور وشروط تسجيل الحضور

ينبغي في بداية جداول حضور وغياب الموظفين أن يتم تحديد مجموعة من المعايير التي تختلف من شركة إلى شركة أخرى، وهي المعايير التي تهدف إلى تنظيم العمل وهي على سبيل المثال لا الحصر:

• الحد الأدنى لساعات الدوام في الأيام العادية.
• الحد الأدنى لعدد المهام اليومية المطلوب تنفيذها.
• ساعة الحضور والحد الأقصى لساعات التأخير.
• ساعة المغادرة المسموح بها.

ثانيًا: مبررات الغياب المسموحة في الشركة

تحدد الشركات مجموعة من المبررات والأعذار التي يستطيع الموظف من خلال إثباتها طلب الحصول على عطلة مدفوعة والتغيب عن العمل. وذلك بما يخدم مصلحة الطرفين، ومن هذه المبررات نذكر:

• ظروف المرض.
• السفر الاضطراري لسبب طارئ.
• حوادث الوفاة.
• عطلة الأمومة بالنسبة للنساء.
• إجازات شخصية مبررة ومستحقة في كل عام بحسب عقد العمل المبرم.

ثالثًا: توضيح سياسة العمل وطبيعة توزيع المهام

يجري في هذا القسم وضع وتوضيح مجموعة من الأسس والقواعد التي تهدف إلى شرح النمط الذي يجري تسيير الأعمال من خلاله في الشركة. وهي على سبيل المثال:

• نظام الورديات.
• نظام الدوام الكامل.
• نظام الدوام الجزئي.
• نظام المهام اليومية.
• نظام المهام الأسبوعية.
• نظام الساعات المرنة.

تختار إدارة كل شركة أحد أنظمة العمل الرئيسية السابقة في إجراء التفقد للعاملين. وهو النظام ذاته الذي يجري عليه بناء جدول حضور وانصراف الموظفين من عملهم في الشركة.

رابعًا: جداول حضور وانصراف الموظفين

يختلف هذا القسم من جداول حضور وانصراف الموظفين وذلك بحسب سياسة تنظيم الأعمال المتبعة في الشركة والتي يجري من خلالها إجراء التفقد اليومي.

لكنها وبطبيعة الحال تتكون من مجموعة من الجداول التي يمثل كل منها يومًا كاملًا من أيام الدوام وتحتوي على أسماء الموظفين. بالإضافة إلى مجموعة من التفاصيل الزمنية وغيرها من المعلومات.

يحتمل أن تتضمن هذه الجداول إلى جانب اسم كل موظف على مجموعة من الملاحظات والمعلومات الإضافية التي قد تتعلق بالخصومات أو الإضافات المالية وساعات العمل الإضافي والمكافآت وغيرها.

يمكنكم تحميل جدول حضور وانصراف الموظفين في شركاتكم من خلال منصة التحميل على موقعنا من خلال صفحة هذا المقال في الموقع.

في الختام يكون فريق المحررين في Freexls قد قدم لكم الدليل الشامل والموجز لكل التفاصيل اللازمة من اجل إنشاء نماذج جداول التفقد اليومي أو الساعي في العمل وفق أفضل أنظمة تنظيم الأعمال العالمية.