4 نسخ من نموذج استلام بضاعة excel ودليل إعداده الشامل

يساعدكم نموذج استلام بضاعة excel في توثيق عمليات استلام وتسليم البضائع والمنتجات وتنظيمها وإحصائها ضمن جداول بيانات واضحة وسهلة العرض والدراسة. كما تهدف هذه الجداول إلى تسهيل عمليات الاستلام والتسليم والإحصاء والجرد وغيرها.

يستخدم كل من مسؤولي المخازن وسائقي شاحنات نقل البضائع وأعضاء لجان المشتريات وأي موظف أو عامل مسؤول عن استلام بضائع في عمله أن يقوم بإعداد قائمة بجميع العناصر التي استلمها وبجميع التفاصيل اللازمة لجردها وإحصاءها.

لذلك يعمل موقع Freexls على مساعدتكم في الحصول على نماذج ملفات اكسل مناسبة لأعمالكم المختلفة، وهو يضع بين يديكم من خلال هذا المقال نموذج ملف لتوثيق استلام البضائع.

ما هي أهمية وجود نموذج استلام بضاعة excel في الشركات؟

تعتبر نماذج توثيق استلام البضائع واحدة من أهم الملفات الرسمية المهمة في عمل الشركات والمؤسسات التجارية التي تتعامل مع السلع والمنتجات التجارية.

يوثق هذا الملف مجموعة العمليات التي تجري ضمن أقسام المخازن والتجهيزات اللوجستية في الشركات، حيث يدون فيه المسؤول جميع العناصر الداخلة والخارجة إلى المخزن من أجل إثبات بيان مصدرها.

كما يستخدم سائقو الشاحنات ومسؤولو النقل في الشركات هذه الوثائق لإثبات استلام البضائع من المخازن ونقلها إلى مكان أخر.

إضافة إلى ذلك تساعد جداول استلام البضائع في عمليات الإحصاء والجرد، حيث يمكن لمسؤولي المخازن إضافة أو شطب محتويات هذه الجدول من سجلاتهم مما يسرع عملية جرد المخازن.

تحميل نموذج عقود التوريد بصيغة ملف Word.

من هو المسؤول عن إعداد جداول استلام البضائع؟

ينبغي على أي شخص تتضمن وظيفته إجراء مبادلات في البضائع والسلع وأي عناصر مادية يتم استلامها وتسليمها القيام بإعداد نموذج استلام بضائع جاهز من أجل تدوين بيانات عمليات التسليم الجارية. ومنهم:

• سائقو الشاحنات ووسائل نقل البضائع.
• أصحاب المحال التجارية.
• مندوبو المبيعات.
• مدراء المخازن.
• مدراء صالات عرض المنتجات.
• المحاسبون.
• أعضاء لجان مشتريات المؤسسات والشركات.

ما هي عناصر نموذج استلام بضاعة excel؟

يتكون بيان استلام البضائع من ثلاثة عناصر رئيسية لكل منها أهميته الخاصة ومكانه المناسب ضمن النموذج. وهي في القائمة كما يلي:

أولًا: ترويسة النموذج

يتضمن هذا الجزء من الجدول على مجموعة المعلومات المتعلقة بمصدر البضائع ومسارها بالإضافة إلى مجموعة من التفاصيل المتعلقة بعمليات الاستلام والتسليم.

يدون هذا الجدول في أعلى الصفحة في نموذج استلام بضاعة ورقي عند وجود تعاملات ورقية بين طرفي العملية.

تاريخ عملية التسليم
مصدر البضاعة
العنوان
رقم الهاتف
المستلم
العنوان
رقم الهاتف
كمية البضاعة
وزن البضاعة
نوع البضاعة
سعر البضاعة الكلي
طريقة التخزين الأفضل
ملاحظات عن العملية بشكل عام

تحميل نماذج وصول استلام مبالغ نقدية بالعربي.

العنصر الثاني: جدول الكميات والبضائع

يتضمن هذا الجدول على جميع التفاصيل المتعلقة بالبضائع من حيث الكم والنوع والسعر والصنف وغيرها من التفاصيل. وهنا يجب مراعاة الدقة والمصداقية في ملئ الجدول من أجل تحقيق الغرض الرئيسي من وجوده.

إليكم المثال التالي الذي يحتوي على جدول البضائع المستلمة في شركة مواد غذائية

	رمز الصنف	اسم الصنف	عدد الوحدات	عدد الدزينات	سعر الدزينة	السعر الإجمالي	ملاحظات
1	مشروب1	عصير طبيعي حجم صغير
2	مشروب 5	عصير طبيعي حجم متوسط
3	مشروب 6	عصير طبيعي حجم كبير
4	لحم8	لحوم معلبة
5	مواد مغلفة12	سكر مغلف
6	مواد مغلفة 4	بسكويت مملح
7	مواد مغلفة 66	بسكويت منكه
8	مشروب 9	حليب حجم صغير
9	مشروب 11	حليب حجم كبير
10	مواد مغلفة 46	ألواح شوكولا سادة

تتضمن قائمة الملاحظات مجموعة من التعليمات المتعلقة بالتخزين والنقل والاستخدام لكل منتج من المنتجات.  

العنصر الثالث: ملاحظات الاستلام والتسليم

يتكون هذا الجزء من سند الاستلام من مجموعة من الخانات التي توضح بعض التفاصيل المتعلقة بالتسليم والدفع والنقل. كما يمكن أن تتضمن ملاحظات من المستلم في حال كان هو أحد العملاء.

ملاحظات المستلم
ملاحظات المندوب
تاريخ الدفع المسبق (اختياري)
تاريخ الدفع اللاحق (اختياري)
مجموع المستحقات المالية
تكاليف النقل (اختياري)

كيف يمكنني إعداد نموذج استلام بضاعة excel؟

يوجد مجموعة من الطرق والخيارات التي يمكن من خلالها توثيق كميات وأعداد البضائع التي تم استلامها وتسليمها، لذلك نذكرها لكم في القائمة أدناه:

• الفواتير والنماذج الورقي الجاهزة:
  وهي عبارة عن نماذج مشابهة لجداول اكسل لكنها تكون معدة من أجل كتابتها بشكل تقليدي.
• الاستمارات الإلكترونية:
   يعتبر هذا النموذج من جداول الاستلام هو الأفضل وذلك بسبب السرعة والدقة التي يوفرها.
• نموذج استلام بضاعة excel:
  وهي عبارة عن ملفات اكسل جاهزة للعمل عليها والتعديل بشكل مباشر من خلال الحاسوب، كما يمكن الحصول عليها جاهزة من خلال موقعنا.

يمكنكم كذلك تحميل نماذج إدارة المخزون في الشركات على اكسل.

ما هي أنواع جداول استلام البضائع؟

تختلف المسميات التي يمكننا إطلاقها على نموذج استلام بضاعة وذلك تبعًا لطبيعة عمليات التسليم والاستلام وبحسب مصدر الطبيعة التنظيمية لمصدر البضاعة ومكان وجهتها التالية. ونذكر منها:

جدول إصدار البضاعة

يعتبر هذا النموذج واحدة من النسخ المتعددة التي يتم الاحتفاظ بها من جدول البضائع التي يجري تحريكها ضمن سلسلة التوريد. وهي النسخة التي يتم الاحتفاظ بها ضمن قاعدة البيانات الخاصة بالمستودع الذي تخرج منه البضاعة.

نموذج استلام بضاعة excel من الشحن

تستخدم هذه النسخة من نسخ جدول بيانات البضائع بشكل مؤقت خلال عملية النقل فقط، وهي بمثابة بيان واضح حتى يتعرف أي شخص على صلة بعملية النقل بمحتويات الشحنة الصادرة أو الواردة.

تصدر هذه النسخة من الجدول من قبل مسؤول مخزن المصدر، ويتم إتلافها بعد الاطلاع عليها من قبل مسؤول الوجهة في المكان الذي تصل إليه البضاعة.

جدول إيداع البضائع

يستخدم هذا النوع من جداول الاستلام والتسليم من أجل الإقرار بدخول دفعة من المنتجات إلى مخازن الشركة. كما تعتبر هذه النسخة واحدة من الوثائق الإدارية الداخلية في الشركة.

جدول استلام مشتريات

يعتبر هذا النوع شائعًا ضمن المؤسسات الحكومية ومؤسسات القطاع العام. وذلك لأنه يستخدم بشكل دائم من أجل توثيق عمليات البيع والشراء التي تجريها لجان المشتريات.

يجري استخدام هذه النماذج من أجل مطابقتها مع محتويات جداول مماثلة صادرة عن إدارة المؤسسة. وذلك بهدف إجراء عمليات التدقيق الداخلي وتقييم لجان المشتريات.

في الختام يكون فريق محرري موقع Freexls بتقديم الدليل الشام والموجز لاستخدام نماذج استلام البضائع والمنتجات بالإضافة إلى قالب جاهز معد مسبقًا من خلال برنامج Excel.