نموذج خطة عمل جاهزة excel من 7 عناصر احترافية
يهدف استخدام نموذج خطة عمل جاهزة excel في مساعدتكم على تحديد الخطوات والأعمال التي يجب عليكم تنفيذها خلال فترة زمنية معينة. وذلك من خلال تحديد مواعيد بداية ونهاية لكل مهمة لمساعدتكم على تنظيم الوقت.
تشير الإحصائيات العالمية على أن حوالي 70% من المشاكل والأخطاء الحاصلة في الإدارة والعمل تكون ناتجة عن عدم وجود خطة عمل تنفيذية أو عن وجود أخطاء في خطة العمل.
لذلك ولأن موقع Freexls متخصص في إيجاد الحلول التقنية على برنامج Microsoft Excel. فهو يقدم لكم المقال التالي الذي يتضمن جميع المعلومات التي تحتاجونها في وضع خط العمل الناجحة والمفيدة.
ما هي خطة العمل التنفيذية؟
تعتبر الخطط التنفيذية في العمل واحدة من أهم الأدوات الإدارية التي تلعب الدور الأكبر في نجاح الكثير من الأعمال وتسيير أعمالها. وهو الأمر الذي يساعد في تحقيق أهداف العمل بشكل سلس وأقل تكلفة وصعوبة.
يتضمن كل نموذج خطة عمل جاهزة excel كالذي يقدمه لكم موقعنا على مخطط تفصيلي لأهداف ومراحل واحتياجات العمل. وذلك إلى جانب جملة المهام المطلوب تنفيذها خلال مدة ومنية محددة.
تحتاج خطة العمل إلى صياغتها بشكل احترافي ومدروس بعيدًا عن التخيلات والطموحات الكبيرة التي قد تسهم في فشلها نتيجة المبالغة بقدراتك أو قدرات فريق العمل.
توكل مهمة وضع الخطط وترتيب المهام في الشركة إلى فريق الإدارة والتخطيط الاستراتيجي. وهنا يحتاج الفريقين للحصول على أكبر قدر ممكن من المعلومات المتعلقة بطبيعة العمل والأداء والقدرات المالية والبشرية في الشركة.
نطلعكم في مقالنا هذا على كل ما تحتاجون معرفته من أجل تصميم خطط العمل الاحترافية التي تضمن لكم تحقيق أهداف عملكم.
ما هي معايير نجاح نموذج خطة عمل جاهزة excel؟
يشير الخبراء في مجال الإدارة والتخطيط الاستراتيجي إلى وجود مجموعة من العوامل والمفاهيم التي يجب تغطيتها والإحاطة بها بالكامل ضمن خطة العمل. من أجل ضمان تحقيق الأهداف المرجوة وتحقيق ما نريد.
إليكم قائمة المعايير التي نحكم من خلالها على خطط العمل في موقع Freexls:
أولًا: تناسب الخطة مع معطيات العمل وإمكانيات الشركة
يعتمد نجاح بشكل رئيسي على وجود الإمكانيات المالية والبشرية لتنفيذه، لذلك فمن الضروري وضع خطط وأهداف متناسبة مع هذه الإمكانيات.
يقع الكثير من الأشخاص المبتدئين والمتحمسين للعمل في خطأ تقدير إمكانياتهم والمبالغة فيها. الأمر الذي يؤدي بهم على وضع خطط ذات طابع زمني متسارع وغير متناسب مع الإمكانيات مما يضمن فشل المشروع.
ثانيًا: وضوح الخطة وتقسيم العمل بشكل مناسب
يحتاج وضع خطة تنفيذية لمشروع أو عمل ما إلى توزيع المهام على فريق العمل أو اقسام الشركة بشكل يتناسب مع وظيفة وإمكانيات كل منهم. وبدون وجود أي تجاوزات أو تعديات على مهام أي منهم.
يمكن للخطط أن تخرج عن سياقها الأصلي في الحالات الاضطرارية مما يحتاج إلى توكيل بعض الأشخاص بمهام إضافية، كمما يجب الإشارة إلى هذا الأمر ضمن تخطيط الطوارئ الذي نقوم به.
ثالثًا: استيفاء جميع العناصر الموجودة في نموذج خطة عمل جاهزة excel
تحتوي نماذج خطط العمل التي نقدمها لكم على خانات مخصصة لكل عنصر ومكون ضمن الخطة. كما تعتبر هذه العناصر هي الأركان التي لا يمكن أن تقوم خطة العمل بدون أحدها.
ما هي عناصر خطة العمل؟
تتكون خطط العمل الاحترافية من مجموعة من العناصر الرئيسية التي تتكامل فيما بينها من أجل ضمان نجاح العمل وفق المدى الزمني المسموح به. إليكم قائمة العناصر تلك:
العنصر الأول: ملخص الخطة التنفيذية
تتضمن جميع الخطط على قسم صغير يحتوي على خلاصة العناصر والمخططات الأخرى. كما يتناول هذا القسم الأهداف والتطلعات التي تسعى الإدارة إلى تحقيقها ضمن المشروع.
يمكن القول إن المخلص التنفيذي الشامل للخطة هو بمثابة الإجابة على مجموعة الأسئلة التالية:
- ما هو الهدف من هذا العمل؟
- من هو المسؤول عن تنفيذ هذه الخطة؟
- لماذا نقوم بإجراء هذا العمل؟
- متى نقوم بتنفيذ الخطة وما هو الزمن المسموح به لتحقيق الهدف؟
- أين يقع مكان تنفيذ هذه الخطة؟
وفق الخبراء الإداريين تشكل الأجوبة على مجموعة الأسئلة السابقة ملخصًا احترافيًا يمكن اللجوء إليه في حالات معينة من أجل استرجاع بيانات المخطط الموضوع من قبل الإدارة.
أقرأ أيضا: دليل تقييم الأهداف في الشركة.
العنصر الثاني: الوصف الشامل للمشروع أو العمل الذي ننفذه
يحتوي نموذج خطة عمل جاهزة excel على موقعنا خانة خاصة بالوصف التعريفي بالمشروع الذي نقوم بالتخطيط لإنجازه في الشركة.
يتضمن هذا الجزء مجموعة من المعلومات والتفاصيل التي تتعلق بالحالة العامة لكل من العناصر التالية:
- الإدارة في الشركة.
- الوضع المالي.
- وضع السوق.
- الجانب التسويقي.
- جودة المنتجات.
- الأسعار المطروحة للمنتج أو الخدمة.
يشكل الانطلاق من قاعدة بيانات دقيقة تتناول التفاصيل السابقة أساسًا في نجاح خطط العمل الاحترافية. وذلك لأنها تساعد في تحقيق معيار نجاح الخطط الأول في قائمتنا وهو “التناسب مع المعطيات العامة”.
العنصر الثالث: معطيات وبيانات تحليل السوق
يتطلب نجاح خطط العمل التي تستخدم نموذج خطة عمل جاهزة excel وجود تحليل بيانات وإحصائيات السوق والمحيط الذي يتضمن زبائن المشروع. وهي عملية بحاجة إلى إجراء مسح شامل وموضوعي لوضع السوق المحيط.
يتضمن هذا العنصر أيضًا قسمًا خاصًا لتحليل بيانات ومعطيات المنافسين في السوق نفسه أو في الأسواق العالمية. وذلك لمساعدتكم في تحديد المتطلبات الجديدة التي تخدم المنافسة معهم.
العنصر الرابع: توزيع المهام الإدارية على الفريق
تتبع الشركات الكبيرة نظامًا إدارية يتناسب مع حجم الشركة. حيث يعقد مجلس الإدارة والتخطيط اجتماعًا يتم فيه تعيين الأشخاص المؤهلين لتنفيذ مهمات وإدارة أقسام معينة.
يقوم هؤلاء الأشخاص الذين تم تعيينهم بتعيين أعضاء فريق العمل الخاص بكل منهم وإنشاء أقسام ضمن الشركة ليكون كل قسم مسؤولًا عن مهمة معينة.
بينما تتبع الشركات والمشاريع الصغيرة نظامًا ابسط. وذلك عن طريق تعيين الأفراد المسؤولين عن العمل والمهام التنفيذية بشكل مباشر من قبل إدارة المشروع. بحيث توكل بكل شخص مهمة مناسبة لإمكانياته وخبراته.
العنصر الخامس: استعراض خدمات أو منتجات المشروع
يتوجب على فريق التخطيط والإدارة معرفة ماذا سوف يقدم المشروع للسوق الذي يعمل به، وما هي المشاكل التي سوف يحلها ويعتمد عليها في البيع.
يعتبر هذا العنصر من عناصر نموذج خطة عمل جاهزة excel عنصرًا هامًا بالنسبة لأعضاء فريق العمل أكثر من كونه هامًا بالنسبة للإدارة. وذلك لأنهم بحاجة أكبر لمعرفة طريقة العمل المناسبة لتسويق وبيع كل منتج أو خدمة.
العنصر السادس: خطة تسويق المنتجات
يتخصص قسم التسويق في الشركات بوضع هذه الخطط التي تهدف إلى اختيار طرق التسويق المناسبة واعتمادها في العمل.
يتطلب إجراء هذه الخطة وجود خبراء ومدراء تسويق احترافيين قادرين على تحديد أسلوب وقنوات التسويق المناسبة لكل خدمة أو منتج تقدمها الشركة لعملائها في السوق.
العنصر السابع: التفاصيل المالية وخطط إدارة المصاريف
يحتاج أي مشروع نخطط لتنفيذه إلى وجود رأسمال أو أصول نقدية تغطي التكاليف الإدارية والإنتاجية والتشغيلية للمشروع. لذلك تعتبر مناقشة الأمور المالية وتفاصيل التكاليف أمرًا غاية في الأهمية عند وضع خطط العمل.
أقرأ أيضا: وضع خطة عمل لمتجر إلكتروني.
ما هي أهمية وجود نموذج خطة عمل جاهزة excel في الشركات؟
تساعد نماذج جداول التخطيط الجاهزة المدراء والهيئات الإدارية في وضع الخطط التنفيذية وصياغة سياسات العمل في الشركات بشكل احترافي ومدروس. وذلك بسبب الأهمية البالغة لخطط الأداء التي تتمثل فيما يلي:
- المساعدة في تنظيم خطوات سير العمل ضمن إطار زمني منطقي وواضح وسليم.
- منع وقوع الأخطاء والعثرات أثناء العمل.
- تحديد فرق العمل المسؤولة عن تنفيذ كل مهمة أو خطوة في المشروع.
- إجراء الحسابات والإدارة المالية الناجحة وتحليل المخاطر.
- تحديد أهداف منطقية وقابلة للتحقيق خلال زمن معين.
- زيادة المرونة في التعامل بين الأقسام والمسؤولين في الشركة مما يسمح بتسهيل العمل.
- منع التداخل بين المهام الموكلة لكل شخص أو فريق في المشروع.
أقرأ أيضًا: نموذج جدول جرد المخازن.
متى أقوم باستخدام نموذج خطة عمل جاهزة excel؟
ينصح خبراء الإدارة المحترفون في العالم بوضع الخطط والسياسات التجارية في المشاريع وفق ثلاثة محاور زمنية مختلفة. نقدمها إليكم في القائمة التالية:
الخطط التنفيذية الدورية
يجري وضع خطط عمل وأهداف خاصة لكل دورة مالية في الشركة. كما تختلف مدة هذه الدورة من شركة إلى شركة أخرى بحسب حجمها وطبيعة عملها ونوع مشاريعها.
الخطط ذات المدى البعيد
تقوم الشركات الكبيرة بوضع خطط تنفيذية زمنية ذات مدى ومجال واسع للعمل. وهي الخطط التي تهدف إلى تحقيق أهداف كبيرة ومفصلية في الشركة.
الخطط السابقة للبدء
يتم تصميم هذه الخطط في الأوقات السابقة لتنفيذ المشاريع والعمليات التنفيذية. بحيث تتضمن تحديد أهداف معينة ومنطقية للمشروع الذي سوف يتم البدء بتنفيذه خلال فترة تحددها الخطة.
يجدر بنا أن نذكر أن حالات الطوارئ تحتاج إلى تشكيل مجالس إدارة طوارئ عالية الخبرة من أجل وضع خطط الطوارئ في الحالات والظروف الاستثنائية.
في الختام يكون فريق محرري موقعنا قد قدم لكم الدليل الشامل والاحترافي لإنشاء خطة العمل التنفيذية في المشاريع التي تخططون لها. إلى جانب ذلك قدمنا لكم نموذج خطة عمل جاهزة excel للتحميل مباشرة من موقعنا واستخدامها بما يناسب مشاريعكم.
