إدارة المشاريع

نموذج قائمة المهام اليومية اكسل ودورها وكيفية وضعها

تحميل برنامج قائمة المهام اليومية Excel

قائمة المهام اليومية للفرد في الحياة الشخصية أو المهنية له تعتبر أحد الأمور التي يجب أن يركز عليها في حال رغبته في جعل حياته وأعماله أكثر تنظيما، خصوصاً أن التنظيم عامل من عوامل النجاح، غير أن طريقة صياغة قائمة المهام يحيط بها بعض اللبس، وسوف نحاول من خلال هذه المقالة فك هذا اللبس وتوضيح جميع تفاصيل قائمة المهام اليومِية للمرء في حياته الشخصية أو المهنية.

برنامج قائمة المهام اليومية اكسل

برنامج قائمة المهام اليومية اكسل Excel أو برنامج To do list هو برنامج يقوم الفرد بتخطيطه ووضعه كخارطة طريق توضح المهام اليومية التي يجب على هذا الفرد إنجازها في يومه، بحيث تكون معقولة وبطريقة تنفيذ وإنجاز واضحة مرسومة بشكل دقيق.

وتهدف برامج المهام اليومية (To do list) إلى جعل طريقة عمل الفرد أكثر تنظيما مما يزيد من فرص الإنجاز السريع وبالجوة المطلوبة وتفادي العشوائية التي قد تعطي نتائج سلبية.

وجدير بالإشارة أنه عند صياغة ووضع برنامج قائمة المهام اليومية يجب أن يضع الفرد مهاما معقولة يمكن تنفيذها في المدة الزمنية المحددة في 24 ساعة مع احتساب وقت الجوانب الشخصية من راحة ونوم وفراغ، إذ أن وضع مهام أكثر من المعقول يؤدي إلى العجز عن التنفيذ، وبالتالي عدم جدوى البرنامج الموضوع لقائمة المهام.

قائمة المهام اليومية في العمل

كيفية كتابة قائمة المهام اليومية Excel وشروطه

يمكن للشخص كتابة قائمة مهامه اليومية أو ما يسمى بـ الـ To do list بطريقة تقليدية فيها الإشارة المباشرة للمهام الواجب تنفيذها، ويمكن أيضاً كتابتها بطريقة احترافية أكثر مثل النموذج الذي جاء به موقع “فري إكسل” في هذه المقالة (رابط تحميله في الفقرة الأخيرة)، ومقابل ذلك فلا بد من شروط يجب أن تتوفر في كل برنامج قائمة المهام اليومية كي يكون قادرا على أداء ما هو منتظر منه.

اقرأ أيضًا:   نموذج سند القبض: تعريفه وأهميته وطريقة استعماله

طريقة صياغة برنامج To do list

لكتابة برنامج محكم ومتكامل لقائمة المهام اليومية، فإن الفرد يجب أن يتبع الخطوات الآتية:

  1. تحديد عموم المهام التي يجب أن يؤديها في اليوم.
  2. ترتيب المهام المطلوب إنجازها في اليوم من الأكثر أهمية في الأقل.
  3. تحديد عدد الساعات التي يمكن العمل فيها (8 ساعات، 10 ساعات، 6 ساعات،…)
  4. وضع المهام مع تحديد وقت بدايتها ثم المدة المتوقع استهلاكها في كل مهمة.

و يوفر لكم نموذج قائمة المهام اليومية اكسل Excel الذي يمكن تحميله من موقع “فري إكسل” أفضل طريقة تجسد بشكل دقيق هذه الخطوات.

شروط صياغة برنامج قائمة المهام اليومية

كي يكون برنامج قائمة المهام الشخصية أو المهنية فعالا ويعطي الثمار المنتظرة منه، فلا بد أن تتوفر فيه شروط لعل من أهمها ما يلي:

  • دقة وضوح المهام: حيث يشير الفرد إلى كل مهمة بشكل دقيق عوض الإشارة إليها فقط بشكل عام، أي أن يكتب مثلا (مراجعة تقرير العمل A) عوض (العمل).
  • حسن توزيع المهام: بما أن المهام اليومية للشخص تتعدد وتتنوع، فالشخص يجب أن يوزع هذه المهام بشكل دقيق يراعي فيها فترات الراحة بين كل مهمة وأخرى ويراعي أيضاً ترتيبها بطريقة تحفزه على الإنجاز وتجعلها غير صعبة التنفيذ.
  • معقولية المهام: حيث أن المهام اليومية التي يريد الفرد تنفيذها يجب أن تكون معقولة و منطقية، بحيث تكون قابلة للتنفيذ بطريقة واضحة و معقولة، وأن لا يضع مثلا 20 مَهمة، تتطلب مل واحدة فيها مدة زمنية لا تقل عن ساعتين!
  • استباقية المهام: أي أن توضع المهام بشكل استباقي قبل بداية اليوم وليس في وسط النهار مثلا، فإذا أراد الفرد النجاح في تنفيذ المهام بشكل دقيق فيجب أن يحددها مسبقا في الليلة التي تسبق يوم التنفيذ.
دور قائمة المهام اليومية
اقرأ أيضًا:   أداة تتبع التنبؤ بالمبيعات واستثماره لتحقيق أعلى المبيعات

أهمية قائمة المهام اليومية في تنظيم الوقت

لا شك أن وضع الأشخاص لقائمة المهامِ اليومية يبتغي في الأصل مساعدتهم في تنظيم الوقت، باعتبار أنها خير وسيلة لتنظيمه، حيث أنه يجعل الشخص يعرف قبل بداية اليوم كيف سيمر اليوم ومتى سيشتغل على كل مهمة على حدة، وهذا ما يعطيه تنظيما أكبر لحياته وشؤونها.

وإضافة إلى أهمية قائمة المهام اليومية في تنظيم الوقت، فإن له أهمية أخرى تتمثل في ما يلي:

  • ترفع برامج قوائم المهام اليومية المعقولة من إنتاجية الفرد، حيث أنه يريح الوقت في تحديد خطواته ويكون أكثر إنتاجية من خلاله أنه يعرف مسبقا كل ما يجب القيام به خلال اليوم، وبالتالي تقليل التردد أو العشوائية في الخطوات.
  • حينما يضع الشخص برنامجا دقيقا ومعقولا لقائمة المهام اليومية فإن ذلك يعطيه شعورا إيجابيا بالرضا على ذاته واشتحضار نشوة الإنجاز، مما يساعد على رفع المعنويات وإفراز الدوبامين.
  • تتجلى أهمية قوائم المهام اليوميه To do list أيضاً في أنها تقلل العشوائية في تحركات الشخص، وبالتالي ترفع من الوقت المتاح للفرد ومن ضبط سير خطواته.
صياغة قائمة المهام اليومية

قائمة المهام اليومية في العمل To do list

في مقابل المهام اليومية الشخصية التي تنظم الحياة الشخصية للفرد من مواعيد الاستيقاظ إلى مواعيد ممارسة الأنشطة الشخصية (مطالعة، زيارة عائلة، ممارسة رياضة،…) هناك أيضاً قائمة المهام اليومية في العمل، وهو ما تضعه المؤسسات أو رئيس الفريق تحديدا للموظفين كهدف يجب بلوغه.

وهذه القائمة تكون فيها أهداف واقعية ومنطقية عبارة عن عدد من المهام يجب أن يشتغل عليها الموظفين إما بشكل فردي أو جماعي، بحيث تؤدي في النهاية إلى الإنجاز.

وبالتزام الموظفين بهذه المهام فإن العمل سوف يتم إنجازه في الوقت والموعد المحدد له سلفا، وبطريقة أفضل، حيث أنه يسمح للمدير أو المشرف على المشروع بمتابعة سير العمل وتقييم ذلك، وهنا يظهر دور قائمة المهام اليومية في العمل.

قائمة المهام اليومية

تحميل برنامج قائمة المهام اليومية Excel

بعد أن تعرفنا على معطيات متفرقة حول برامج قائمة المهامِ اليومية في العمل أو الحياة الشخصية، وبعد بيان أهميتها وتأثيرها الإيجابي على الشخص والمردودية، سوف ننتقل للحديث عن النموذج الحصري لبرنامج الـ To do list موقع “فري إكسل“.

اقرأ أيضًا:   نموذج التأمين الطبي للموظفين وطريقة صياغته

حيث أن هذا النموذج مثلما يتضح في الصور المرفقة، يتيح للفرد وضع أكثر من مهمة في برنامج يومه (مع وجوب الالتزام بشرط “المعقولية” التي تحدثنا عنه في الفقرات السابقة)، ويتيح أيضاً تصنيف كل مهمة إلى درجة صعوبتها.

وهذا ما يجعله يحدد المهمة التي سوف يبدأ بها بحسب طريقة تفكير كل فرد، حيث أن هناك من يفضل البدء بالمهام الصعبة ثم التفرغ بعد المجهود للمهام البسيطة، وهناك في الجهة المقابلة من يحبذ البدء بالمهام السهلة كي يحس بلذة الإنجاز وترتفع معنوياته ويزيد حماسا لإنجاز المهام الصعبة بعد ذلك.

ويمكن تحميل هذا النموذج الحصري لقائمةِ المهام اليومية من موقع “فري إكسل” بالضغط على علامة التحميل حسب النموذج المرغوب فيه (قائمة مهام شخصية، قائمة مهام العمل):

  • تحميل برنامج قائِمة المهام اليومية اكسل To do list: 
قائمة المهام اليومية اكسل اول
قائمة المهام اليومية اكسل ثاني
  • تحميل برنامج قائمة المهام اليومية في العمل اكسل Excel: 
قائمة المهام اليومية في العمل اول
قائمة المهام اليومية في العمل ثاني

في الختام، يمكن القول أن حياة الشخص يجب أن تكون منظمة، ولكن بما أننا في النهاية لسنا آلات والحياة مليئة بالمفاجآت، فلا يمكن تسطير برنامج فيها أدق الخطوات في اليوم، ولكن على الأقل يجب على الشخص أن يحدد مهاما عامة يجب أن يقوم بتنفيذها ثم يحدد لها وقتا معقولا لإنجازه كي يضمن الإنجاز وتنظيم الوقت، وهو غاية البرنامج الذي جاء به موقع فري إكسل” لقائمة المهام اليومية للفرد في حياته الشخصية والمهنية أيضاً.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى