نموذج قائمة المهام اليومية اكسل وكيفية الاستفاد منه

نموذج قائمة المهام اليومية للفرد في الحياة الشخصية أو المهنية له تعتبر أحد الأمور التي يجب أن يركز عليها في حال رغبته في جعل حياته وأعماله أكثر تنظيما، خصوصاً أن التنظيم عامل من عوامل النجاح، غير أن طريقة صياغة قائمة المهام يحيط بها بعض اللبس، وسوف نحاول من خلال هذه المقالة فك هذا اللبس وتوضيح جميع تفاصيل قائمة المهام اليومِية للمرء في حياته الشخصية أو المهنية.

ما هو نموذج قائمة المهام اليومية اكسل؟

نموذج قائمة المهام اليومية اكسل Excel أو برنامج To do list هو برنامج يقوم الفرد بتخطيطه ووضعه كخارطة طريق توضح المهام اليومية التي يجب على هذا الفرد إنجازها في يومه، بحيث تكون معقولة وبطريقة تنفيذ وإنجاز واضحة مرسومة بشكل دقيق.

وتهدف برامج المهام اليومية (To do list) إلى جعل طريقة عمل الفرد أكثر تنظيما مما يزيد من فرص الإنجاز السريع وبالجوة المطلوبة وتفادي العشوائية التي قد تعطي نتائج سلبية.

وجدير بالإشارة أنه عند صياغة ووضع برنامج ونموذج قائمة المهام اليومية يجب أن يضع الفرد مهاما معقولة يمكن تنفيذها في المدة الزمنية المحددة في 24 ساعة مع احتساب وقت الجوانب الشخصية من راحة ونوم وفراغ، إذ أن وضع مهام أكثر من المعقول يؤدي إلى العجز عن التنفيذ، وبالتالي عدم جدوى البرنامج الموضوع لقائمة المهام.

• شاهد كذلك: كشف الرواتب والأجور اكسل وطريقة تنظيمها
• طالع أيضاً: نموذج كشف المرشحين لمقابلة عمل اكسل لاختيار الأفضل للشركة

كيفية وضع نموذج قائمة المهام اليومية Excel وشروطه

يمكن للشخص كتابة قائمة مهامه اليومية أو ما يسمى بـ الـ To do list بطريقة تقليدية فيها الإشارة المباشرة للمهام الواجب تنفيذها، ويمكن أيضاً كتابتها بطريقة احترافية أكثر مثل النموذج الذي جاء به موقع “فري إكسل” في هذه المقالة (رابط تحميله في الفقرة الأخيرة)، ومقابل ذلك فلا بد من شروط يجب أن تتوفر في كل نموذج قائمة المهام اليومية كي يكون قادرا على أداء ما هو منتظر منه.

طريقة صياغة برنامج To do list

لكتابة برنامج محكم ومتكامل لنموذج المهام اليومية، فإن الفرد يجب أن يتبع الخطوات الآتية:

1. تحديد عموم المهام التي يجب أن يؤديها في اليوم: تبدأ عملية التخطيط بتحديد جميع المهام التي يجب إنجازها خلال اليوم، سواء كانت مهام متعلقة بالعمل، الدراسة، أو حتى الأنشطة الشخصية. يساعد هذا التحديد في تكوين رؤية شاملة لما يجب القيام به، مما يسهل ترتيب الأولويات لاحقًا.
2. يجب ترتيبها وفقًا لأهميتها ومدى تأثيرها على الأهداف العامة. يمكن استخدام معايير مثل مدى إلحاح المهمة، تأثيرها على المشاريع طويلة الأمد، أو مدى تعقيدها. هذا الترتيب يساعد في ضمان إنجاز المهام الأكثر أهمية أولًا، مما يقلل من الضغط ويضمن تحقيق نتائج ملموسة.
3. تحديد عدد الساعات التي يمكن العمل فيها (8 ساعات، 10 ساعات، 6 ساعات…): يعتمد نجاح نموذج المهام اليومية على تحديد إطار زمني واقعي للعمل. يجب أن يأخذ الفرد في الاعتبار عدد الساعات المتاحة له خلال اليوم، مع مراعاة فترات الراحة والأنشطة الأخرى. يساعد هذا التحديد في توزيع المهام بشكل متوازن، مما يضمن عدم الإرهاق وتحقيق إنتاجية مستدامة.
4. وضع المهام مع تحديد وقت بدايتها ثم المدة المتوقع استهلاكها في كل مهمة: بعد تحديد المهام وترتيبها، يجب تخصيص وقت محدد لكل مهمة، مع تحديد وقت بدايتها والمدة المتوقعة لإنجازها. يمكن استخدام تقنيات مثل تقنية بومودورو التي تعتمد على تقسيم العمل إلى فترات قصيرة مع فواصل راحة، مما يساعد في الحفاظ على التركيز وتحسين الأداء. كما يمكن تعديل الجدول الزمني حسب الحاجة لضمان مرونة أكبر في التنفيذ.

و يوفر لكم نموذج قائمة المهام اليومية اكسل Excel الذي يمكن تحميله من موقع “فري إكسل” أفضل طريقة تجسد بشكل دقيق هذه الخطوات.

• قد يهمك: نموذج الانتقال الداخلي للموظف اكسل وأهم المعطيات حوله
• طالع أيضاً: نموذج تحديد تحديث معلومات الموظف اكسل وأفضل طريقة له

شروط صياغة برنامج قائمة المهام اليومية

كي يكون برنامج قائمة المهام الشخصية أو المهنية فعالا ويعطي الثمار المنتظرة منه، فلا بد أن تتوفر فيه شروط لعل من أهمها ما يلي:

• دقة وضوح المهام: حيث يشير الفرد إلى كل مهمة بشكل دقيق عوض الإشارة إليها فقط بشكل عام، أي أن يكتب مثلا (مراجعة تقرير العمل A) عوض (العمل).
• حسن توزيع المهام: بما أن المهام اليومية للشخص تتعدد وتتنوع، فالشخص يجب أن يوزع هذه المهام بشكل دقيق يراعي فيها فترات الراحة بين كل مهمة وأخرى ويراعي أيضاً ترتيبها بطريقة تحفزه على الإنجاز وتجعلها غير صعبة التنفيذ.
• معقولية المهام: حيث أن المهام اليومية التي يريد الفرد تنفيذها يجب أن تكون معقولة و منطقية، بحيث تكون قابلة للتنفيذ بطريقة واضحة و معقولة، وأن لا يضع مثلا 20 مَهمة، تتطلب مل واحدة فيها مدة زمنية لا تقل عن ساعتين!
• استباقية المهام: أي أن توضع المهام بشكل استباقي قبل بداية اليوم وليس في وسط النهار مثلا، فإذا أراد الفرد النجاح في تنفيذ المهام بشكل دقيق فيجب أن يحددها مسبقا في الليلة التي تسبق يوم التنفيذ.

• في سياقٍ قريب: نموذج كامل لبيان مستحقات الموظفين اكسل وأهم العناصر فيه
• شاهد كذلك: نموذج عقد عمل شامل وبجميع البنود اللازمة

أهمية نموذج قائمة المهام اليومية في تنظيم الوقت

لا شك أن وضع الأشخاص لنموذج قائمة المهامِ اليومية يبتغي في الأصل مساعدتهم في تنظيم الوقت، باعتبار أنها خير وسيلة لتنظيمه، حيث أنه يجعل الشخص يعرف قبل بداية اليوم كيف سيمر اليوم ومتى سيشتغل على كل مهمة على حدة، وهذا ما يعطيه تنظيما أكبر لحياته وشؤونها.

وإضافة إلى أهمية نموذج قائمة المهام اليومية في تنظيم الوقت، فإن له أهمية أخرى تتمثل في ما يلي:

• ترفع برامج قوائم المهام اليومية المعقولة من إنتاجية الفرد، حيث إنها توفر له إطارًا واضحًا لتنظيم يومه، مما يساعده على تحديد خطواته بدقة. عندما يعرف الشخص مسبقًا كل ما يجب القيام به خلال اليوم، فإنه يقلل من التردد أو العشوائية في اتخاذ القرارات، مما يجعله أكثر كفاءة في تنفيذ المهام. كما أن وجود قائمة مهام محددة يساعد في تجنب إضاعة الوقت في التفكير فيما يجب فعله بعد كل مهمة، مما يعزز الاستمرارية في العمل.
• حينما يضع الشخص برنامجًا دقيقًا ومعقولًا لنموذج قائمة المهام اليومية، فإن ذلك يعطيه شعورًا إيجابيًا بالرضا عن ذاته واستحضار نشوة الإنجاز. هذا الشعور يعزز من معنوياته ويحفزه على الاستمرار في العمل بفعالية، حيث إن تحقيق المهام المدرجة في القائمة يولد إحساسًا بالإنجاز، مما يؤدي إلى إفراز الدوبامين، وهو الهرمون المسؤول عن الشعور بالسعادة والتحفيز. هذا التأثير النفسي الإيجابي يجعل الفرد أكثر استعدادًا لمواجهة التحديات اليومية بثقة وحماس.
• تتجلى أهمية قوائم المهام اليومية To-do list أيضًا في أنها تقلل العشوائية في تحركات الشخص، مما يساعده على تحسين إدارة وقته بشكل أكثر دقة. عندما يكون لدى الفرد جدول زمني واضح، فإنه يستطيع تخصيص الوقت المناسب لكل مهمة، مما يرفع من كفاءة العمل ويقلل من الفترات الضائعة. كما أن وجود قائمة مهام منظمة يساعد في ضبط سير خطواته، مما يجعله أكثر قدرة على تحقيق أهدافه اليومية دون الشعور بالإرهاق أو الضغط الزائد.
• إضافة إلى ذلك، فإن قوائم المهام اليومية تعزز من القدرة على التخطيط المسبق، حيث يمكن استخدامها لتحديد الأولويات وترتيب المهام وفقًا لأهميتها. كما أنها توفر مرونة في تعديل الجدول الزمني حسب الظروف، مما يجعلها أداة مثالية لإدارة الوقت بفعالية. في النهاية، فإن اعتماد نموذج قائمة المهام اليومية يساعد الأفراد على تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة الشخصية، مما ينعكس إيجابًا على الأداء العام والراحة النفسية.

• طالع أيضاً: نموذج تتبع إجازة الموظفين وأهمية توزيعها بشكل متوازن اكسل
• قد يهمك: نموذج شامل لإدارة فترة التجربة بمختلف مراحلها

نموذج قائمة المهام اليومية في العمل To do list

في مقابل المهام اليومية الشخصية التي تنظم الحياة الشخصية للفرد من مواعيد الاستيقاظ إلى مواعيد ممارسة الأنشطة الشخصية (مطالعة، زيارة عائلة، ممارسة رياضة،…) هناك أيضاً نموذج قائمة المهام اليومية في العمل، وهو ما تضعه المؤسسات أو رئيس الفريق تحديدا للموظفين كهدف يجب بلوغه.

وهذه القائمة تكون فيها أهداف واقعية ومنطقية عبارة عن عدد من المهام يجب أن يشتغل عليها الموظفين إما بشكل فردي أو جماعي، بحيث تؤدي في النهاية إلى الإنجاز.

وبالتزام الموظفين بهذه المهام فإن العمل سوف يتم إنجازه في الوقت والموعد المحدد له سلفا، وبطريقة أفضل، حيث أنه يسمح للمدير أو المشرف على المشروع بمتابعة سير العمل وتقييم ذلك، وهنا يظهر دور نموذج قائمة المهام اليومية في العمل.

• طالع أيضاً:ما هو نموذج مصروف عهدة؟ وكيفية صياغته وصرف العهدة
• شاهد أيضاً: نموذج جدول الميزانية الشخصية وطريقة توزيعها كما يجب

تحميل نموذج قائمة المهام اليومية اكسل Excel

بعد أن تعرفنا على معطيات متفرقة حول برامج ونموذج قائمة المهامِ اليومية في العمل أو الحياة الشخصية، وبعد بيان أهميتها وتأثيرها الإيجابي على الشخص والمردودية، سوف ننتقل للحديث عن النموذج الحصري لبرنامج الـ To do list موقع “فري إكسل“.

حيث أن هذا النموذج مثلما يتضح في الصور المرفقة، يتيح للفرد وضع أكثر من مهمة في برنامج يومه (مع وجوب الالتزام بشرط “المعقولية” التي تحدثنا عنه في الفقرات السابقة)، ويتيح أيضاً تصنيف كل مهمة إلى درجة صعوبتها.

وهذا ما يجعله يحدد المهمة التي سوف يبدأ بها بحسب طريقة تفكير كل فرد، حيث أن هناك من يفضل البدء بالمهام الصعبة ثم التفرغ بعد المجهود للمهام البسيطة، وهناك في الجهة المقابلة من يحبذ البدء بالمهام السهلة كي يحس بلذة الإنجاز وترتفع معنوياته ويزيد حماسا لإنجاز المهام الصعبة بعد ذلك.

ويمكن تحميل هذا النموذج الحصري لقائمةِ المهام اليومية من موقع “فري إكسل” بالضغط على علامة التحميل حسب النموذج المرغوب فيه (قائمة مهام شخصية، قائمة مهام العمل):

• تحميل نموذج قائِمة المهام اليومية اكسل To do list: 

• تحميل برنامج ونموذج قائمة المهام اليومية في العمل اكسل Excel: 

• في سياق آخر: نموذج تتبع إجازة الموظفين وأهمية توزيعها بشكل متوازن اكسل
• شاهد أيضاً: نموذج جدول الميزانية الشخصية وطريقة توزيعها كما يجب

في الختام، يمكن القول أن حياة الشخص يجب أن تكون منظمة، ولكن بما أننا في النهاية لسنا آلات والحياة مليئة بالمفاجآت، فلا يمكن تسطير برنامج فيها أدق الخطوات في اليوم، ولكن على الأقل يجب على الشخص أن يحدد مهاما عامة يجب أن يقوم بتنفيذها ثم يحدد لها وقتا معقولا لإنجازه كي يضمن الإنجاز وتنظيم الوقت، وهو غاية البرنامج الذي جاء به موقع “فري إكسل” لنموذج المهام اليومية للفرد في حياته الشخصية والمهنية أيضاً.

• شاهد كذلك: كشف الرواتب والأجور اكسل وطريقة تنظيمها
• طالع أيضاً: نموذج كشف المرشحين لمقابلة عمل اكسل لاختيار الأفضل للشركة

• قد يهمك: نموذج سجل الدورات التدريبية للموظف وأهميته للمؤسسة
• في نفس الإطار: خطاب تظلم الموظف اكسل وطريقة الإقناع فيه