جرد المخزون اكسل وأهم النقاط الأساسية فيه

جرد المخزون اكسل بأنواعه المختلفة (اليومي، الشهري، السنوي) هو موضوع مقالة اليوم من موقع “فري اكسل“، ويتم الاعتماد عليه من أجل تقدير كميات البضائع الموجودة في مخازنها. الأمر الذي يساعدها في تحديد سياسة العمل وتحديد احتياجات الشركة وقياس مدى فعالية العمل. حيث تعتبر قوائم محتويات المخازن واحدة من أهم القوائم والملفات المستخدمة في تسيير أعمال الشركات التجارية أو الصناعية. وذلك لما لها من أهمية في تسهيل عمليات الجرد والإحصاء والاستغناء عن هدر الوقت والجهد. فما هو جرد المخزون اكسل؟ وكيف يمكن للمؤسسة الاستفادة منها؟

ما هو نموذج جرد المخزون اكسل Excel؟

جرد المخزون اكسل هو مستند بصيغة الاكسل Excel ويعدّ من المستندات المهمة التي تستخدمها الشركات في تنظيم عملياتها الإدارية. وهي طريقة مبتكرة وسريعة للمساعدة في إجراء عمليات إحصاء المبيعات والإحصاء الدوري. كما يساعد هذا الجدول في تنظيم جميع عمليات الشحن والتوزيع الاستلام والتسليم في المخازن. لذلك يمكننا القول أنه عبارة عن عملية ترميز المخازن بطريقة إلكترونية أو ورقية على شكل جداول.

وتتضمن نماذج جداول المخزون على جميع البيانات والتفاصيل المتعلقة بتوضيح كميات وأصناف وأنواع البضائع الموجودة في المخازن. لذلك فهي تعتبر واحدًا من أهم النماذج الإدارية في الشركات لما لها من انعكاسات ايجابية سنستفيظ فيها في الفقرات القادمة.

حيث أن عملية جرد المخزون هي إجراء قد يكون روتيني أو طارئ، فهي عملية يتم فيها إحصاء وفرز جميع العناصر الموجودة في مستودعات شركة معينة. ويخدم هذا الإجراء إدارة الشركة في تحديد ودراسة العديد من المؤشرات المتعلقة بكميات البضائع الموجودة والمستهلكة في المخازن وكمياتها.

• في سياقٍ قريب: نموذج قائمة المهام اليومية اكسل ودورها وكيفية وضعها
• شاهد أيضاً: نموذج جدول الميزانية الشخصية وطريقة توزيعها كما يجب

من المسؤول عن جرد المخزون؟

تعين الشركات التجارية والصناعية وحتى الخدمية منها أشخاصًا مسؤولين من أجل إدارة محتويات المخازن وتنظيم عمليات الاستلام والتسليم والتخزين والجرد، حيث تُعتبر عملية الجرد الدقيق للمخزون أحد أهم الأسس التي تضمن استقرار العمليات التشغيلية وسلامة السجلات المالية للشركة. وتحتاج هذه العملية إلى وجود أشخاص مؤهلين وقادرين على إجراء عمليات سريعة ومترابطة مع بعضها البعض عند تجهيز نموذج جرد المخزون اكسل لإدارة البيانات المخزنية. ويعتمد نجاح عملية الجرد على دقة العاملين في تسجيل البيانات وضبط التفاصيل المتعلقة بالمخزون، مما يسهل عملية اتخاذ القرار فيما يتعلق بإعادة الطلب، الاستهلاك الداخلي، أو حتى التصرف في البضائع التالفة.

ويقوم أمين المستودع أو رئيس قسم التخزين أو رئيس قسم الجرد بإعداد ملفات قوائم جرد المستودعات التي تتضمن جميع التفاصيل المتعلقة بكميات وأصناف المنتجات الموجودة في المخازن، حيث يتطلب هذا العمل إلمامًا قويًا بأساليب إدارة المخزون ومعرفة دقيقة بأنواع السلع ومستوى الطلب عليها. إلى جانب هؤلاء المسؤولين الأساسيين، قد تتضمن فرق الجرد موظفين متخصصين مثل:

• المحاسبين الإداريين الذين يتحققون من مطابقة بيانات الجرد مع السجلات المالية.
• المفتشين الميدانيين الذين يراجعون حالة المخزون ويتأكدون من سلامة المنتجات المخزنة.
• مدير العمليات اللوجستية الذي يشرف على حركة المخزون داخل وخارج المستودعات.
• فريق تقنية المعلومات الذي يضمن دقة البيانات الإلكترونية الخاصة بالجرد عبر الأنظمة المستخدمة.

تعد الدقة في تنفيذ عمليات الجرد أمرًا بالغ الأهمية، حيث أن أي خطأ بسيط قد يؤدي إلى مشاكل في تدفق العمليات التجارية أو حتى خسائر مالية. ولهذا السبب، تعتمد الشركات الكبيرة على أنظمة إدارة المخزون الرقمية والتدقيق المنتظم لضمان صحة الأرقام وإدارة المواد بكفاءة دون هفوات.

• قد يهمك: نموذج شامل لإدارة فترة التجربة بمختلف مراحلها
• طالع أيضاً:ما هو نموذج مصروف عهدة؟ وكيفية صياغته وصرف العهدة

أنواع عمليات جرد المخزون؟

في سياق حديثنا عن نموذج جرد المخزون، فإنه من المهم الإشارة إلى أنواع وتصنيفات عمليات الجرد، وفي الواقع هناك أنواع مختلفة من عمليات جرد المخزون وهي كما يلي:

جرد البضائع الدائم:

تشكل هذه العملية إجراءً روتينيًا في المخازن، حيث يجري استخدام نموذج جرد المخزون Excel بشكل مستمر من أجل تسجيل أصناف وكميات المواد الموجودة في المخزن. ويجري في هذه العملية إدخال التغييرات على بيانات جداول محتويات المخزن بشكل فوري في نفس اللحظة التي يتم فيها استلامها من الأخرين أو تسليمها إليهم.

• طالع أيضاً: نموذج تتبع إجازة الموظفين وأهمية توزيعها بشكل متوازن اكسل

الجرد الشهري:

تقوم الشركات بإجراء عمليات جرد شهرية بهدف تحديد إجمالي الوارد والصادر من البضائع إلى المخازن. كما يطلق على هذه العملية أيضًا اسم التدقيق الداخلي. وتحتاج هذه العملية إلى تشكيل لجنة من الموظفين العاملين في قسم الجرد والمخازن. حيث يتم إرسالهم بشكل مباشر إلى المخزن لإجراء عمليات الإحصاء والفرز. ومن ثم يقومون باستخدام نموذج جرد المخزون Excel الشهري ومطابقته مع بيانات الجرد الدائم.

• شاهد كذلك: نموذج عقد عمل شامل وبجميع البنود اللازمة

جرد الحالات الطارئة:

تقوم اقسام التدقيق والمحاسبة في بعض الأحيان باكتشاف أخطاء أو مشاكل في المطابقة بين محتويات المخزون والقوائم المرفوعة إلى الإدارة أو الحسابات المالية. وتنتج هذه المشكلات عن وجود عمليات سرقة وتحايل أو قد تكون ناتجة في بعض الأحيان عن أحداث مفاجئة مثل الكوارث الطبيعية أو الحرائق أو تلف المنتجات نتيجة انتشار عامل مضر لها. وتوثق هذه العملية بشكل مباشر من قبل الإدارة العليا في الشركة. كما يشرف المدراء التنفيذيون في الغالب على تشكيل لجان التدقيق والإحصاء في المخازن.

• طالع أيضاً: نموذج تحديد تحديث معلومات الموظف اكسل وأفضل طريقة له
• في سياقٍ قريب: نموذج كامل لبيان مستحقات الموظفين اكسل وأهم العناصر فيه

أهمية نموذج جرد المخزون اكسل Excel

تهدف عمليات جرد وإحصاء المخازن إلى الحصول على الكثير من المعلومات التي تخدم تطوير الأعمال والشركات في دراسة الجدوى على سبيل المثال. كما تهدف هذه العملية إلى مساعدة المدراء فيما يلي:

• إجراء الحسابات وتدقيق العمليات: يُعد الجرد المنتظم للمخزون أداة رئيسية لضبط الحسابات المالية والتأكد من دقة البيانات المتعلقة بالاستلام والتسليم. فالشركات التي تقوم بمراجعة مخزونها بشكل دوري تتمكن من تحديد كميات المواد التي دخلت وخرجت من المستودعات، مما يساعد في مطابقة السجلات المالية مع القيم الفعلية للمنتجات المتبادلة. هذه المطابقة تُعد ضرورية لضمان الشفافية المالية وتفادي أي أخطاء أو تلاعب في البيانات، حيث يتم التحقق من صحة الفواتير وكشوف الحسابات وتحديثها بناءً على نتائج الجرد الفعلي. إضافةً إلى ذلك، يوفر الجرد معلومات دقيقة حول نسب الأرباح، حيث يسمح بحساب تكاليف المنتجات وتقدير العائدات الناتجة عنها، وهو ما يسهم في تحليل الحالة المالية للشركة واتخاذ قرارات مدروسة فيما يتعلق بزيادة الإنتاج أو تعديل استراتيجيات التسويق والتوزيع.
• دراسة حالة الشركة في السوق: لا تقتصر فوائد الجرد على الجوانب المالية فحسب، بل تمتد أيضًا إلى دراسة حالة الشركة في السوق وتعزيز فهمها لاحتياجات المستهلكين واتجاهاتهم الشرائية. من خلال الجرد الدائم، يمكن للشركات تحديد المنتجات الأكثر طلبًا ومعرفة معدلات استهلاكها، مما يساعد في تحسين القرارات المتعلقة بالإنتاج والتوزيع. على سبيل المثال، إذا أظهرت بيانات الجرد أن منتجًا معينًا يتم بيعه بسرعة أكبر من غيره، فقد يكون من المناسب زيادة الإنتاج أو تعديل استراتيجيات التسويق لتلبية الطلب المرتفع عليه. كما أن الجرد يُساهم في التعرف على المنتجات التي قد تعاني من انخفاض في الطلب، مما يُتيح للشركات فرصة لإعادة النظر في خططها التسويقية أو تقديم عروض ترويجية لتعزيز مبيعاتها. وبفضل هذه المعلومات المستمدة من الجرد، تستطيع المؤسسات تحسين عملياتها التشغيلية واتخاذ قرارات مستنيرة لضمان استدامة النمو والتوسع في الأسواق التنافسية.

• طالع أيضاً: نموذج كشف المرشحين لمقابلة عمل اكسل لاختيار الأفضل للشركة
• قد يهمك: نموذج الانتقال الداخلي للموظف اكسل وأهم المعطيات حوله

تحميل نموذج جرد المخزون اكسل Excel؟

في ختام فقرات مقالة اليوم، وبعد أن قمنا بتغطية عدد من الجونب المتعلقة بنموذج جرد المخازن اكسل، فإننا سننتقل للحديث عن هذا الموضوع تطبيقيا، أي من خلال طرح نموذج متكامل وحصري من موقع “فري اكسل“يمكن الاعتماد عليه لإنجاز جرد محكمة.

وقبل ذلك لا بد من طرح أمثلة تطبيقية لإنشاء جداول خاصة بجرد المخازن، وتكون على الشكل الآتي:

تاريخ الجرد
اسم الشركة
رقم المستودع في قوائم الشركة
اسم مشرف عمليات الجرد
أسماء الأشخاص أعصاء هيئة الجرد
سبب عملية الجرد
رقم الجرد خلال السنة التي يجري فيها
حالة المستودعات وملاحظات اللجنة

رقم الصنف	اسم الصنف	رمز الصنف	واحدة القياس	عدد الوحدات الموجودة
1	سكر مغلف	Q1	كيس 50 كيلو
2	طحين مغلف	Q2	كيس 50 كيلو
3	رز مغلف	Q3	كيس 50 كيلو
4	ذرة مغلفة	Q4	كيس 50 كيلو
5	لحم عجل مجمد	M1	كيس 10 كيلو
6	لحم دجاج مجمد	M2	كيس 10 كيلو
7	حمص مغلف	Q5	كيس 50 كيلو
8	عدس مغلف	Q6	كيس 50 كيلو
9	نشاء مغلف	Q7	كيس 50 كيلو
10	حليب أطفال مجفف	K1	كيس 10 كيلو
11	شاي مغلف	C2	كيس 10 كيلو
12	مقبلا غذائية مغلفة	O1	كيس 10 كيلو
13	معجون طماطم	T1	عبوة 10 كيلو
14	مربى الفريز	N1	عبوة 10 كيلو
15	مربى الكرز	N2	عبوة 10 كيلو
16	مبرى المشمش	N3	عبوة 10 كيلو
17	مربى الدراق	N4	عبوة 10 كيلو
18	فواكه مجمدة	F1	عبوة 10 كيلو
19	قهوة مغلفة	C1	كيس 10 كيلو
20	عجين مجمد	L1	علبة 10 كيلو

ولتحميل هذا النموذج الحصري لنموذج جرد المخزون بصيغة الاكسل، فإنه يمكن ذلك من خلال الضغط فقط على أيقونة التحمبل التي تظهر أسفله:

• طالع أيضاً: نموذج تحديد تحديث معلومات الموظف اكسل وأفضل طريقة له
• في سياقٍ قريب: نموذج كامل لبيان مستحقات الموظفين اكسل وأهم العناصر فيه

في الختام يمكن القول أن اعتماد المؤسسات على جداول جرد المخازن يمكن أن يضمن لها تحقيق انتاجية أفضل ونتائج أحسن، ويسهّل بالتالي تنفيذ أعمالها وسير العمل كما ينبغي، لذلك عملنا من خلال مقالة اليوم من موقع “فري اكسل“على تسليط الضوء على هذا الموضوع وبيان مختلف عناصره، وقد عملنا أيضا على توفير أفضل نموذج حصري يمكن الاعتماد عليه كنموذج جرد المخزون اكسل Excel.

• في سياقٍ قريب: نموذج قائمة المهام اليومية اكسل ودورها وكيفية وضعها
• شاهد أيضاً: نموذج جدول الميزانية الشخصية وطريقة توزيعها كما يجب

• قد يهمك: نموذج سجل الدورات التدريبية للموظف وأهميته للمؤسسة
• في نفس الإطار: خطاب تظلم الموظف اكسل وطريقة الإقناع فيه