نموذج أمر الشراء وطريقة القيام به بالشكل الصحيح

نموذج أمر الشراء اكسل Excel هو الموضوع الذي سوف يكون محور الحديث عنه في مقالة اليوم، نظرا لكونه عنصرا أساسيا يصفي احترافية أكبر على الشركة او المؤسسة، حيث أن إعطاء الاهتمام الكافي لهذه العناصر بقدر ما تظهر انها بسيطة الا انها قادرة على نقل الشركة إلى مكانة أخرى على مستوى الاحترافية، لذلك لا يحب إطلاقا التعامل معها بعدم اهتمام، ولهذا سنسلط الضوء على مختلف العناصر والجوانب المتعلقة بها مع تقديم أفضل نموذج حصري من موقع “فري اكسل” يمكن للشركة ان تعتمد عليه لإتمام عمليات الشراء بشكل رسمي واحترافي مع جهة التوريد التي تتعامل معها.

ما هو نموذج أمر الشراء اكسل Excel؟

نموذج أمر الشراء هو وثيقة رسمية تُصدرها المؤسسة إلى المورد لتأكيد رغبتها في شراء سلع أو خدمات محددة وفقًا لشروط معينة. يُعد هذا النموذج جزءًا أساسيًا من دورة المشتريات، ويُستخدم لضمان وجود اتفاق واضح ومكتوب بين الطرفين قبل تنفيذ عملية التوريد. من خلال هذا النموذج، تُحدد المؤسسة الكميات المطلوبة، المواصفات الفنية، الأسعار المتفق عليها، ومواعيد التسليم، مما يُسهم في تنظيم العلاقة التجارية وتقليل فرص الخطأ أو النزاع. ويُعتبر أمر الشراء بمثابة تعهد قانوني من المشتري بالدفع عند استلام البضاعة أو الخدمة، وفقًا للشروط المحددة فيه.

يتضمن النموذج عادة مجموعة من الحقول الأساسية مثل رقم أمر الشراء، تاريخ الإصدار، اسم المورد وعنوانه، اسم القسم أو الجهة الطالبة داخل المؤسسة، وصف مفصل للسلع أو الخدمات، الكمية، السعر لكل وحدة، إجمالي القيمة، شروط الدفع، وموعد ومكان التسليم. كما يمكن أن يحتوي النموذج على توقيع المسؤول المعتمد، وختم المؤسسة، وأحيانًا رقم العقد أو العرض المرتبط بالطلب. يُصمم النموذج بطريقة تُمكّن من تتبع الطلبات ومطابقتها مع الفواتير الواردة، مما يُسهل عملية المراجعة والمطابقة المحاسبية لاحقًا.

أهمية نموذج أمر الشراء لا تقتصر على التوثيق، بل تمتد إلى تعزيز الرقابة الداخلية وضمان الامتثال للسياسات المالية والإدارية. فهو يُسهم في ضبط الإنفاق، وتحديد المسؤوليات، وتوفير سجل تاريخي للعمليات الشرائية، مما يُفيد في التحليل المالي والتخطيط المستقبلي. كما يُعد أداة فعالة في عمليات التدقيق الداخلي والخارجي، حيث يُظهر أن المشتريات تمت وفق إجراءات رسمية ومعتمدة. في المؤسسات التي تعتمد على أنظمة إلكترونية، يُدمج نموذج أمر الشراء ضمن نظام إدارة المشتريات، مما يُتيح إصدار الأوامر وتتبعها ومراجعتها بشكل آلي، ويُعزز من كفاءة العمليات التشغيلية.

• شاهد أيضاً: نموذج استلام بضاعة اكسل ودوره البارز في تسهيل عمليات الشركة
• طالع أيضاً: نموذج تقييم الأداء الوظيفي اكسل ودوره في نجاح الشركة

مكونات نموذج أمر الشراء اكسل Excel

في الواقع يمكن صياغة نموذج أمر الشراء اكسل بطرق مختلفة وصيغ متعددة، غير ان هناك عدد من العناصر والأمور يجب مراعاتها والحرص على أن تكون حاضرة ومتواجدة في أي نموذج كي يؤدي الغرض منه بكفاءة عالية، وخلوّه منها قد يجعله قاصرا أو غير متكامل.. والنموذج الحصري الذي جاء به موقع “فري اكسل” في مقالة اليوم تتوفر فيه كافة هذه العناصر، والتي على رأسها يمكن ذكر ما يلي:

• رقم أمر الشراء: هو رقم فريد يُستخدم لتعقب أمر الشراء داخل النظام المالي أو الإداري، ويُسهل الرجوع إليه في حال المراجعة أو المطابقة مع الفواتير والاستلامات.
• تاريخ الإصدار: يُحدد اليوم الذي تم فيه إصدار أمر الشراء، ويُستخدم لتوثيق التوقيت الرسمي للطلب وربطه بالميزانية أو الدورة الشرائية.
• اسم المورد وبياناته: يشمل اسم الشركة أو الفرد الذي سيتم الشراء منه، مع رقم السجل التجاري، العنوان، وبيانات الاتصال، مما يُسهل التواصل والتوثيق القانوني.
• اسم الجهة الطالبة أو القسم: يُوضح القسم أو الإدارة التي طلبت الشراء، مثل “قسم الصيانة” أو “الإدارة المالية”، ويُستخدم لتحديد المسؤولية الداخلية وربط الطلب بالاحتياجات التشغيلية.
• وصف السلع أو الخدمات المطلوبة: يُفصل نوع المنتجات أو الخدمات المطلوبة، مع تحديد الكمية، الوحدة، وسعر الوحدة، مما يُسهل التوريد والمراجعة لاحقًا.
• الكمية المطلوبة: تُحدد عدد الوحدات المطلوبة لكل بند، وهي عنصر أساسي لحساب التكلفة الإجمالية والتخطيط اللوجستي.
• سعر الوحدة: يُوضح تكلفة كل وحدة من المنتج أو الخدمة، ويُستخدم لحساب التكلفة الإجمالية ومقارنة الأسعار بين الموردين.
• القيمة الإجمالية: هي حاصل ضرب الكمية في سعر الوحدة لكل بند، ويُجمع لتحديد إجمالي قيمة أمر الشراء قبل الضرائب أو الخصومات.
• العملة المستخدمة: تُحدد العملة التي سيتم بها الدفع مثل “درهم مغربي” أو “دولار أمريكي”، مما يُسهل المعالجة المحاسبية وتفادي الالتباس في التحويلات.
• شروط الدفع: تُوضح طريقة الدفع المتفق عليها مثل “نقدًا عند التسليم”، “30 يومًا من تاريخ الفاتورة”، أو “دفعة مقدمة”، وتُستخدم لتنظيم التدفقات النقدية.
• شروط التسليم: تُحدد مكان وموعد التسليم، مثل “مستودع الشركة – خلال 7 أيام”، مما يُسهل التنسيق اللوجستي ويُقلل من التأخير.
• الجهة المستلمة: تُوضح من سيستلم البضاعة أو الخدمة داخل المنشأة، ويُستخدم لتوثيق المسؤولية وتسهيل إجراءات الاستلام والفحص.
• توقيع المسؤول المعتمد: يُثبت أن أمر الشراء تم اعتماده رسميًا من قبل الجهة المخولة، ويُعد عنصرًا قانونيًا في تنفيذ العملية.
• ملاحظات إضافية: حقل يُستخدم لتوثيق أي تفاصيل خاصة مثل “يشترط التغليف الآمن”، “الكمية قابلة للتعديل”، أو “الطلب مرتبط بمشروع معين”، مما يُعزز وضوح التفاهم بين الأطراف.

• شاهد كذلك: نموذج سند الصرف بصيغة الاكسل Excel شامل وجاهز
• قد يهمك: نموذج فاتورة اكسل جاهز وكيفية الاستفادة منه بأفضل طريقة

أهمية نموذج أمر الشراء اكسل

بعدما تناولنا في الفقرة السابقة العناصر والمكونات التي يجب أن تكون حاضرة في نموذج نموذج أمر الشراء اكسل Excel، فإنه يلزم الإجابة على سؤال يفرض نفسه، وهو عن الغاية من استعمال واعتماد المؤسسات على هذا النموذج، أي ما هي تجليات أهمية أمر الشراء؟ وما الذي يوجب على الشركات اعتماده واستعماله، وللرد على هذه التساؤلات فإنه لا بد من كشف و استعراض مكامن تجليات أهمية هذا النموذج، والتي تبرز في ما يلي:

• توثيق العمليات الشرائية رسميًا: يُعد نموذج أمر الشراء وثيقة داخلية وخارجية تُثبت أن المنشأة طلبت شراء سلع أو خدمات من مورد معين، مما يُقلل من الاعتماد على المراسلات الشفهية ويُعزز المصداقية في التعاملات التجارية.
• تحديد المسؤوليات بدقة: من خلال تحديد الجهة الطالبة، المورد، وتفاصيل الطلب، يُساعد النموذج في توزيع المسؤولية بين الأقسام المختلفة مثل المشتريات، المالية، والمخازن، ويُسهل تتبع مصدر القرار الشرائي.
• ضبط التكاليف والميزانية: يُستخدم النموذج لمراجعة الأسعار والكميات قبل تنفيذ الشراء، مما يُساعد في التحكم في الإنفاق وربط كل عملية شرائية بالميزانية المعتمدة، ويُقلل من الهدر المالي أو الشراء غير المصرح به.
• تسهيل المطابقة المحاسبية: يُعد أمر الشراء مرجعًا أساسيًا عند استلام الفواتير من المورد، حيث يُستخدم لمطابقة الكميات والأسعار مع ما تم الاتفاق عليه، مما يُقلل من الأخطاء ويُسرّع عملية الدفع.
• تعزيز الرقابة الداخلية: يُساعد النموذج في مراقبة سلسلة التوريد، من الطلب إلى الاستلام، ويُسهل اكتشاف أي خلل أو تأخير في التوريد، مما يُعزز كفاءة العمليات التشغيلية.
• دعم التفاوض مع الموردين: من خلال توثيق الأسعار والكميات المتفق عليها، يُمكن استخدام النموذج كأداة تفاوض مستقبلية، خاصة عند طلب كميات إضافية أو مراجعة شروط الدفع والتسليم.
• تسهيل عمليات الجرد والاستلام: يُستخدم النموذج من قبل قسم المخازن لمطابقة البضاعة المستلمة مع ما تم طلبه، مما يُقلل من الفروقات ويُعزز دقة الجرد الفعلي.
• دعم إعداد التقارير الشرائية والتحليل المالي: من خلال تجميع بيانات أوامر الشراء، يُمكن إعداد تقارير دورية تُظهر حجم المشتريات، الموردين الأكثر تعاملًا، وتوزيع الإنفاق حسب الأقسام، مما يُساعد في اتخاذ قرارات استراتيجية.
• الامتثال للسياسات والإجراءات الداخلية: يُعد النموذج جزءًا من دورة الشراء الرسمية، ويُثبت أن العملية تمت وفقًا للسياسات المعتمدة، مما يُعزز الحوكمة ويُقلل من المخاطر التشغيلية.
• تعزيز العلاقة مع الموردين: إصدار أمر شراء واضح ومنظم يُعطي انطباعًا مهنيًا ويُسهل على المورد تنفيذ الطلب بدقة، مما يُقلل من الأخطاء ويُعزز الثقة المتبادلة.

• طالع أيضاً:نموذج تتبع إجازات الموظفين اكسل وأهميته للموظف والشركة
• في سياقٍ قريب: نموذج دوام الموظفين اكسل ودوره وأهميته في نجاح الشركة

أخطاء شائعة في أوامر الشراء

من الأخطاء الشائعة في أمر الشراء أن يتم إدخال مواصفات غير دقيقة أو غير مكتملة للمنتج أو الخدمة المطلوبة، مما يؤدي إلى توريد مواد غير مطابقة للاحتياج الفعلي. هذا النوع من الخطأ يُسبب تأخيرًا في التنفيذ ويُربك سلسلة الإمداد، خاصة إذا لم يكن هناك وقت كافٍ لتصحيح الطلب أو إعادة التوريد.

كذلك، يُلاحظ أن بعض أوامر الشراء تُصدر دون التحقق من توفر الميزانية أو الاعتماد المالي، مما يؤدي إلى رفض الطلب لاحقًا أو تعطيل عملية الشراء. هذا يُشير إلى ضعف التنسيق بين قسم المشتريات والإدارة المالية، ويُعرض المنشأة لمخاطر تشغيلية.

من الأخطاء المتكررة أيضًا عدم مراجعة شروط الدفع والتسليم بشكل واضح قبل إصدار الأمر، مما يُسبب خلافات لاحقة مع الموردين أو تأخير في استلام المواد. في بعض الحالات، يتم تجاهل التفاوض على السعر أو الكميات، ويُعتمد السعر المعروض دون محاولة تحسينه، مما يُفوت على المنشأة فرصًا لتوفير التكاليف.

أخيرًا، إصدار أمر الشراء دون الرجوع إلى العقود أو الاتفاقيات السابقة يُعد خطأ إداري، خاصة إذا كانت هناك شروط خاصة أو أسعار متفق عليها مسبقًا. تجاهل هذه التفاصيل يُضعف الرقابة ويُعرض المنشأة لمخاطر قانونية أو مالية غير متوقعة.

• طالع أيضاً: نموذج سند قبض اكسل: تعريفه وعناصره وطريقة استعماله
• في سياقٍ قريب: نموذج جدولة العمل اليومي اكسل ودوره في النجاح

تحميل نموذج أمر الشراء اكسل Excel

في إطار حديثنا عن نموذج أمر الشراء وتعريفه، وبعدما تحدثنا عنه نظريا وكشفنا مكوناته ومختلف العناصر فيه ثم ابرزنا تجليات أهميته ودوره للمؤسسات، فإنه جاء الدور على عرضه من الجانب التطبيقي عبر استعراض النموذج الحصري الذي جاء به موقع “فري اكسل” في مقالة اليوم بصيغة الاكسل لأمر الشراء.

حيث أن استعمال هذا النموذج كما اسلفنا الذكر مهم للشركات ويفيدهم على أوجه عدة، حيث أنه يعدّ مرجعًا قانونيًا يُثبت وجود طلب رسمي، ويُسهم في تقليل الأخطاء أو النزاعات المتعلقة بالكميات أو الأسعار أو مواعيد التسليم. كما يُساعد في تحسين الرقابة الداخلية، وتسهيل عمليات المحاسبة والتدقيق، ويُعزز من كفاءة إدارة سلسلة التوريد من خلال توثيق كل خطوة في عملية الشراء بشكل واضح ومنظم.

لذلك، يوفر لكم موقع “فري اكسل” أفضل نموذج يمكن الاعتماد عليه في هذا الإطار، ففي حال الرغبة في الحصول على نموذج نموذج أمر الشراء اكسل Excel بتحميل مباشر سلس، يمكن ذلك فقط بالضغط على رمز وعلامة التحميل الخضراء أسفله، والتحميل سوف يكون تحميلا مباشراً.

• تحميل نموذج أمر الشراء اكسل Excel بتحميل مباشر سلس:

• شاهد كذلك: نموذج داشبورد مبيعات اكسل ودوره في رفع حجم المبيعات
• طالع أيضاً: تقييم عمل الموظفين اكسل: عناصره وطريقة القيام به باحترافية

ملخص

يتناول المقال شرحًا مفصلًا لنموذج أمر الشراء بصيغة Excel، ويُبرز دوره كوثيقة رسمية تُصدرها المؤسسة لتأكيد رغبتها في شراء سلع أو خدمات من مورد معين وفقًا لشروط محددة. يُعد هذا النموذج جزءًا أساسيًا من دورة المشتريات، ويُستخدم لضمان وجود اتفاق مكتوب بين الطرفين قبل تنفيذ عملية التوريد، مما يُقلل من فرص الخطأ أو النزاع. كما يُعتبر أمر الشراء تعهدًا قانونيًا بالدفع عند الاستلام، ويُسهم في تنظيم العلاقة التجارية وتعزيز الشفافية في العمليات الشرائية.

يعرض المقال العناصر الأساسية التي يجب أن يتضمنها النموذج لضمان فعاليته، مثل رقم أمر الشراء، تاريخ الإصدار، بيانات المورد، الجهة الطالبة، وصف السلع أو الخدمات، الكمية، السعر، القيمة الإجمالية، العملة، شروط الدفع والتسليم، الجهة المستلمة، توقيع المسؤول المعتمد، والملاحظات الإضافية. هذه المكونات تُساعد في توثيق الطلب بدقة، وتُسهل المطابقة المحاسبية، وتُعزز الرقابة الداخلية، مما يجعل النموذج أداة تنظيمية مهمة في إدارة المشتريات.

في ختام المقال، يتم استعراض أهمية النموذج من حيث ضبط التكاليف، تحديد المسؤوليات، دعم التفاوض، تسهيل الجرد، وتحليل البيانات الشرائية. كما يُعد مرجعًا أساسيًا في عمليات التدقيق، ويُعزز الامتثال للسياسات الداخلية، ويُسهم في بناء علاقة مهنية مع الموردين. ويُختم المقال بتقديم نموذج Excel جاهز للتحميل، يُمكن الاعتماد عليه لتطبيق أمر الشراء بشكل عملي ومنظم، مما يُعزز من كفاءة العمليات التشغيلية داخل المؤسسة.

• قد يهمك: نموذج قائمة المهام اليومية اكسل Excel ودوره في رفع الانتاجية
• طالع أيضاً:نموذج تتبع إجازات الموظفين اكسل وأهميته للموظف والشركة

في الختام، لا شك أن المؤسسة او الشركة في تعاملها مع الموردين يجب أن تحافظ على السبل الاحترافية الرسمية عوض التعاملات المباشرة الشفهية، حيث أن التواصلات الرسمية هي من تصون مصالح الشركة عند الخطأ أو الخلاف، لذلك عند الرغبة في الشراء فلابد من الحرص على سلك السيل الرسمية لذلك بما فيه اعتماد أمـر الشّراء، وهو ما تحدثنا عنه في مقالة اليوم، حيث كشفنا مختلف معطيات وجوانب هذا الموضوع وقدمنا أفضل نموذج حصري من موقع “فري اكسل” يمكن للشركة ان تعتمد عليه ليكون نموذج أمر الشراء الخاص بها بصيغة الاكسل Excel. 

• في سياقٍ قريب: نموذج دوام الموظفين اكسل ودوره وأهميته في نجاح الشركة
• شاهد أيضاً: نموذج استلام بضاعة اكسل ودوره البارز في تسهيل عمليات الشركة

• قد يهمك: قائمة الدخل اكسل: عناصرها وكوناتها وأهميتها للأفراد والشركات
• في نفس الإطار: نموذج متابعة الشيكات للتحصيل اكسل وعناصرها الأساسية