إدارة الملفات الخاصة بالمؤسسة وتحميل أفضل برنامج له

إدارة الملفات المختلفة للمؤسسة يعتبر بلا شك مسؤولية ثقيلة تقع على عاتق مسؤولي المؤسسة، وبالتالي لا بد من الاستعانة ببرامج وقوالب تساعد على ذلك، لذلك فإن موقع “فري إكسل” سوف يوفر لكم نموذجا شاملا متكاملا يمكن اعتماده لتسيير مختلف ملفّات المؤسسة وإدارتها بالشكل المناسب، وفي نفس الوقت سوف نناقش نقاط مختلفة تتعلق بمسألة هذه الإدارَة.

ما هي إدارة الملفات اكسل Excel؟

إدارة الملفات هي عملية تخص تسيير وتنظيم مختلف ملفات المؤسسة اعتمادا على طرق مضبوطة وبرامج تجعل الملفّات منظمة ويسهل الوصول إليها والتعامل معها عموماً، وهي الغاية الكبرى من إدارَة الملَفات.

وتساعد برامج إدارَة الملَفات على جعل ملفّات المؤسسة تتمتع بقدر عال من التنظيم ثم أيضاً سهولة تبادلها والبحث فيها من طرف مختلف فاعلي المؤسسة بعيدا عن أي تعقيدات أو ما شابه.

وعملية إدارة الملفات الخاصة بالمؤسسة تتم بواسطة برامج مخصصة لذلك، ويبقى أبسطها وأسهلها هو ملف الاكسل هذا الذي جاء به موقع “فري إكسل” في مقالة اليوم، و وجب الإشارة إلى أن بساطته لا تعني على الإطلاق عدم جدواه أو ضعفه.

• قد يهمك: نموذج سلفة الموظفين اكسل وأهميته للمؤسسة و الموظفين
• في نفس الإطار: كيفية تقييم فترة التجربة ومكاسبه للموظف والمؤسسة

عناصر برنامج إدارة الملفات

يتألف برنامج إدارة الملفات في العادة من عدد من العناصر، وهو ما نجده حاضرا أيضاً في هذا النموذج الذي جاء به موقع “فري إكسل” في مقالة اليوم، والتي يمكن تلخيصها في النقاط التالية ونقول إذن أن عناصر برنامج إدارة الملفات هي ما يأتي:

• معلومات المؤسسة ويياناتها، وهي عنصر مهم يحدد في البداية المؤسسة التي سوف تتم عملية إدارَة ملَفاتها.
• أقسام المؤسسة المختلفة، وفي هذا الجانب يتم وضع كل قسم على حدة (قسم المواد البشرية، قسم التسويق، قسم الشؤون القانونية،…)
• الملفات الخاصة بكل قسم، بحيث أن الدخول إلى قسم من الأقسام يتيح لك الوصول إلى الملفّات الخاصة بهذا القسم.
• صلاحية الدخول، وذلك من أجل مزيد من حماية معلومات المؤسسة، حيث أن بلوغ الملفات الخاصة و التصرف فيها يبقى مقتصرا على من لهم صلاحية ذلك.
• تفاصيل الملفّات بشكل دقيق حيث يتم تحديدها وترتيبها بناء على الاسم والمجال الذي تنتمي إليه، وذلك بغرض إضفاء مزيد من التنظيم على عملية إدارة الملفات.

• اقرأ كذلك: نموذج جدول الميزانية الشخصية وطريقة توزيعها كما يجب
• طالع أيضاً: تقرير الحضور والانصراف في المؤسسة بصيغة الاكسل Excel

مميزات وأهمية إدارة ملفات المؤسسة

كما سبق الإشارة إلى ذلك فإن موقع “فري إكسل” يوفر لكم من خلال مقالة اليوم نموذجا متكاملا يمكن الاعتماد عليه من أجل إدارة الملفات الخاصة بالمؤسسة بشكل فعال و متكامل، ولذلك يجب أن نسرد مميزات هذا النموذج ثم نعرض الأهمية التي يتمتع بها تكريساً لفكرة وجوب اعتماد المؤسسات عليه.

مميزات نموذج إدارة الملفات

يتميز النموذج الحصري الخاص بإدَارة ملفّات المؤسسة الذي نوفره لكم في مقالة اليوم بعدد من المميزات والخصائص، ويمكن عرض هذه المميزات وتلخيصها في النقاط التالية:

• سهل الاستخدام: وهي من أهم مميزات هذا البرنامج أو الملَف، إذ أن التعامل معه لا يتطلب على الإطلاق امتلاك مهارات خاصة أو مستوى متقدم في التعامل مع برنامج الاكسل.
• شامل و متكامل: بحيث يمكن أن تنزّل عليه جميع أقسام المؤسسة، كما أنه شامل لعموم ما ستحتاج إليه لإدَارة ملَفات مؤسستك دون نقصان.
• يسير التحكم: وذلك من خلال الانتقال بين عناصره بشكل يسير، مما يجعل عملية إدارة الملفات تكون أسهل وأكثر بساطة.
• خفيف الحجم: وهي ميزة لا تقل أهمية عن الميزات السابقة، فهذا النموذج بصيغة الاكسل Excel يتسم بأنه خفيف الحجم يقدم نفس ميزات برامج أخرى معقدة وحجمها كبير.

أهمية الاعتماد على برامج لإدارة ملفات المؤسسة

وفي جانب آخر، فإن اعتماد المؤسسة على نموذج وبرامج إدارة الملفات لا يكون من باب الرفاهية، بل أنه عنصر مهم للمؤسسة، حيث تتجلى أهميته في ما يلي:

• تنظيم ملفّات المؤسسة و تفادي العشوائية، وهذين العنصرين يعتبران شرطين أساسيين للنجاح في المؤسسة وفي أعمالها.
• زيادة احترافية المؤسسة، حيث أن اهتمام المؤسسة بتنظيم ملَفاتها لا شك أنه يعطي انطباعا عليها بأنها مؤسسة احترافية.
• سهولة الوصول إلى ملفّات المؤسسة المختلفة، في أقل وقت ممكن، بحيث يكفي فقط إدخال اسم أو عنوان الملف، وذلك على عكس استعمال الطرق التقليدية.
• سهولة المحاسبة، حيث أن إدارة الملفات بطريقة احترافية يجعل المؤسسة قادرة على المحاسبة وقبل ذلك رصد الاختلالات بمنتهى السهولة.
• سهولة مراقبة سير أعمال المؤسسة وتفادي حدوث أي تجاوزات من طرف من الأطراف، ومعلوم أن العشوائية تتيح الفرصة لذوي النوايا السلبية للتجاوز دون عواقب (اختلاسات، التقصير،…).

• في سياقٍ قريب: نموذج كامل لتنظيم شؤون الموظفين متعدد الأقسام
• شاهد أيضاً: نموذج جدول زمني للصفوف وفائدته لموظفي التعليم

تحميل نموذج إدارة الملفات اكسل Excel

بعد هذه النقاط النظرية المتعلقة بإدارَة ملفّات المؤسسة، سوف ننتقل للجانب التطبيقي بعرض النموذج الحصري الذي جاء به موقع “فري إكسل” لإدارَة مختلف الملفّات الخاصة بالمؤسسة.

حيث أنه مثلما يظهر في الصور الداخلية للنموذج الحصري الذي يوفره لكم موقع “فري إكسل” فإنه يكفي لإدارَة جوانب مختلفة من ملفّات المؤسسة بشكل كامل، ولا شك أن تحميل الملف بصيغة الاكسل Excel سيسمح لكم باكتشاف المزايا الأخرى لهذا النموذج الحصري الشامل.

و كي تحصلوا على هذا النموذج المتكامل الشامل من إدارة الملفات كما سبق القول فإنه يكفي أن تضغطوا على علامة التحميل التي تظهر أسفله، وسوف يكون التحميل سلسا ومباشرا، وذلك حصريا من موقع “فري إكسل“.

• تحميل نموذج إدارة الملفات بصيغة الاكسل Excel:

• طالع أيضاً: نموذج سجل غياب الطلاب وأهم أسباب وحلول ظاهرة الغياب
• طالع أيضاً: نموذج متابعة الأهداف والإنجاز ودوره في تحسين المردودية

وفي النهاية، نستطيع القول كتلخيص عام لما سبق عرضه أن نجاح المؤسسة يعتمد على عوامل عدة من ضمنها إدارة الملفات، والذي يساعد المؤسسة ويعطيها طابعا من الاحترافية يجعلها قادرة على كسب التحديات التي تواجهها، ونظرا للأهمية الكبيرة لهذه لإدارَة للملفات كما هو واضح في تفاصيل المقالة، فإننا قمنا بتخصيص هذه المقالة لتكون مقالةً تتحدث عن مسألة إدارَة ملفّات المؤسسة مع عرض نموذج شامل متكامل وحصري من موقع “فري إكسل” لإدارَة ملفات المؤسسة والشركة بسلاسة أكبر.