إشعار استلام وثيقة ثبوتية اكسل Excel وأهميته

إشعار استلام وثيقة ثبوتية اكسل هو موضوع مقالة اليوم من موقع “فري إكسل“، وفيه سنسلط الضوء على عموم ما يتعلق بإشعار استِلام الوثائق الثبوتية المتعلقة بالموظف بالمؤسسة، كما سنقدم نموذجا حصريا يمكن الاعتماد عليه لصياغة هذا الإشعار. فما هو إشعار استِلام وثيقة ثبوتية؟ وكيف يمكن للمؤسسة الاستقادة منه؟

ما هو إشعار استلام وثيقة ثبوتية اكسل؟

إشعار استلام وثيقة ثبوتية اكسل هو مستند بصيغة الاكسل Excel مخصص لتنظيم التعامل بين أقسام المؤسسة من خلال الإبلاغ بتسلم الوثيقة الثبوتية من طرف الموظف للمؤسسة. مما يجعل عملية تداول الوثائق وتتبع حركتها أسهل بداخل الشركة.

ويتكون عادةً نموذج إشعار استِلام وثيقة ثبوتية بصيغة الاكسل Excel من عدد من العناصر ومنها: بيانات صاحب الوثيقة، سبب الاستلام، مدة الاحتفاظ، تعهد وتوقيع المستلم والمسلم، ختم المؤسسة، ونقاط أخرى سنتعرض لها في ما تقدم من سطور.

وتتمثل أهمية إشعار استِلام وثيقة ثبوتية في أنه يساعد على التوثيق القانوني باستِلام الوثيقة، وتنظيم عملية تداول الوثائق داخل الشركة وتتبع حركتها، إضافى إلى أنه يوفر الأمان في المؤسسة كما أنه يحدد المسؤولية عند فقدان الوثيقة أو ضياعها وتلفها.

• في سياقٍ قريب: نموذج كامل لتنظيم شؤون الموظفين متعدد الأقسام
• شاهد أيضاً: نموذج جدول زمني للصفوف وفائدته لموظفي التعليم

عناصر نموذج إشعار استلام وثيقة ثبوتية Excel

يتألف نموذج إشعار استِلام وثيقة ثبوتية اكسل Excel من عدة عناصر تساعد على أداء الغرض منها، وهي كما يلي:

• معلومات وبيانات المؤسسة: وفيها يتم إدراج اسم وشعار الشركة صاحبة الإشعار.
• تاريخ استِلام الإشعار: وفيه يتم إدراج اليوم والشهر والسنة التي تم فيها إشعار استِلام الوثيقة المعنية.
• بيانات صاحب الوثيقة: وفيه يتم إدراج الاسم الكامل للموظف، رقم الهوية، العنوان، ورقم هاتفه.
• غرض استلام الإشعار: وفيه يتم توضيح الغرض أو الهدف من استلام الوثيقة الثبوتية.
• التوقيعات الرسمية: وتضم توقيع جميع المعنيين بهذا الإشعار والتسليم.

• قد يهمك: ما هو نموذج مصروف عهدة؟ وكيفية صياغته وصرف العهدة
• طالع أيضاً: نموذج متابعة الأهداف والإنجاز ودوره في تحسين المردودية

أهمية نموذج إشعار تسلم وثيقة ثبوتية اكسل

اعتماد المؤسسة على إشعار استلام الوثيقة الثبوتية هو أمر أساسي يساعدها على بلوغ أهدافها وتحقيق رهاناتها، وتتمثل أهمية هذا النموذج في ما يلي:

• التوثيق القانوني: يعتبر إشعار استلام وثيقة ثبوتية دليلاً قانونياً على إتمام استِلام الوثيقة بنجاح، وهو ما من شأنه حماية الطرفين (المُسلم والمستلم) في حال حدوث أي خلاف أو نزاع مستقبلي.
• تعزيز تنظيم العمل: فهذا النموذج يساعد بلا شك في تنظيم عملية حركية وتداول الوثائق داخل المؤسسة.
• رفع الأمان في المؤسسة: أي أن هذا النموذج يضمن في النهاية عدم ضياع الوثائق المهمة أو وقوعها في الأيدي الخطأ.
• المساءلة وتحمل التعبات: فنموذج إشعار استِلام الوثيقة الثبوتية يحدد بوضوح المسؤولية في حالة تلف أو فقدان الوثيقة.

• شاهد كذلك: كيفية حساب تكلفة الموظف اكسل وأهميته للمؤسسة
• طالع أيضاً: نموذج سجل غياب الطلاب وأهم أسباب وحلول ظاهرة الغياب

إرشادات لاستخدام نموذج إشعار استلام وثيقة ثبوتية Excel

هناك عدة إرشادات يجب أن تأخذها المؤسسة بعين الاعتبار عند التعامل أو استخدام نموذج إشعار استِلام وثيقة ثبوتية Excel، وهي كما يلي:

• يجب أن يكون نموذج إشعار استلام الوثيقة الثبوتية متوافقاً مع القوانين واللوائح المحلية الخاصة بحماية البيانات الشخصية وخصوصية المعلومات.
• يجب تعبئة جميع حقول نموذج إشعار التسلم بدقة وبشكل واضح.
• يجب الاحتفاظ بنسخة احتياطية من نموذج إشعار الاستِلام عند المسلّم والمستلم على حد سواء.
• يجب تدقيق ومراجعة المعلومات التي يتضمنها النموذج قبل التوقيع للتأكد من صحتها.
• يجب العمل على تحديث نموذج إشعار استلام الوثيقة في حالة تغيير أي من المعلومات المتضمنة فيه.

• اقرأ كذلك: نموذج جدول الميزانية الشخصية وطريقة توزيعها كما يجب
• طالع أيضاً: تقرير الحضور والانصراف في المؤسسة بصيغة الاكسل Excel

تحميل نموذج استلام وثيقة ثبوتية اكسل Excel

بعد الحديث نظريا عن نموذج إشعار استِلام وثيقة ثبوتية اكسل Excel فلا بد من طرح المثال التطبيقي لهذا النموذج، حيث أن صياغته المبدئية تكون على الشكل الآتي:

إشعار استِلام وثيقة ثبوتية

( 1 ) البيانات العامة
الإسم:
الجنسية:
الوحدة التنظيمية:
الوظيفة:
( 2 ) بيانات الوثيقة
نوعية الوثيقة:
رقم الوثيقة:
تاريخ الإصدار:
مكان الصدور:
تاريخ استلام الوثيقة:
( 3 ) ملاحظات
	المستلم			مدير الموارد البشرية
الإسم:
التوقيع:
التاريخ:

وبغية الحصول على هذا المثال من نموذج إشعار استِلام الوثيقة الثبوتية بصيغة الاكسل Excel فإنه يمكن ذلك من خلال الضغط على إشارة التحميل أسفله، وسوف يكون التحميل مباشرا بصيغة الاكسل وحصريا على موقع “فري إكسل“:

• تحميل نموذج إشعار استِلام وثيقة ثبوتية اكسل Excel بتحميل مباشر:

• في سياقٍ قريب: نموذج كامل لتنظيم شؤون الموظفين متعدد الأقسام
• شاهد أيضاً: نموذج جدول زمني للصفوف وفائدته لموظفي التعليم

ختاماً يمكن القول أن نموذج إشعار استِلام الوثيقة الثبوتية في الشركة هو بمثابة أداة إدارية أساسية وهامة تساعد بشكل مباشر على تنظيم وتوثيق عملية حركة وتداول الوثائق الهامة بالشركة. وعند استخدام هذا الإشعار بشكل صحيح، فإن المؤسسات يمكنها ضمان كثير من الشفافية والمساءلة القانوينة في التعامل مع مختلف الوثائق الثبوتية التي تخص العمل بالشركة، وهو ما من شأنه تعزيز الثقة بين الشركة والموظفين ويحمي حقوق كل الأطراف ذات الصلة. لذلك عمل موقع “فري إكسل“ خلال مقالة اليوم على توفير أفضل نموذج يمكن الاعتماد عليه نموذجاً لإشعار استلام وثيقة ثبوتية بصيغة الاكسل Excel.

• اقرأ كذلك: نموذج جدول الميزانية الشخصية وطريقة توزيعها كما يجب
• طالع أيضاً: تقرير الحضور والانصراف في المؤسسة بصيغة الاكسل Excel

• قد يهمك: نموذج سلفة الموظفين اكسل وأهميته للمؤسسة و الموظفين
• في نفس الإطار: كيفية تقييم فترة التجربة ومكاسبه للموظف والمؤسسة