تخطيط التعاقب الوظيفي اكسل وطريقة إنجاحه

تخطيط التعاقب الوظيفي اكسل يعتبر جزءا من عمل المؤسسات التي لها بعد نظر والتي تشتغل على المدى البعيد ولا تهتم فقط بالمدى القريب، حيث أن ذلك يساعدها على تنظيم التوظيف عنها وفق آليات دقيقة وسليمة، وسوف نتعرف على مدار أسطر مقالة اليوم على ماهية تخطيط التّعاقب الوظيفي أولا ثم على أهم المعطيات التي تتعلق به. مع توفير نموذج حصري يساعد المؤسسة على حسن تخطيط وتنزيل التعاقبِ الوظيفي إلى حيز التنفيذ بشكل إيجابي و جيد.

ما هو تخطيط التعاقب الوظيفي اكسل Excel؟

تخطيط التعاقب الوظيفي هو استراتيجية من استراتيجيات المؤسسة ترمي إلى عدم توقف عجلة الإنتاجية في المؤسسة بتسهيل تعويض الموظفين بعد خروجهم ونهاية خدمتهم مع المؤسسة.

أو بصيغة أخرى، يمكن القول أن تخطِيط التّعاقب الوظيفي هو قيام المؤسسة بتحضير الخلف لموظف سيحصل على التقاعد قريبا أو سيغادر لسبب من الأسباب، ويكون ذلك عن طريق العمل على تأهيل البديل المحتمل ليكون مستعدا للعمل بكفاءة بمجرد خروج الموظف الأساسي.

وإذا نجحت المؤسسة في تأهيل الموظف المعوِّض فإنها لن تشهد أي اختلال في جودة العمل المقدم ولن يحدث أي توقف أو تراجع بعد أن يتوقف الموظف الأصلي عن العمل.

• قد يهمك: نموذج شامل لإدارة فترة التجربة بمختلف مراحلها
• طالع أيضاً:ما هو نموذج مصروف عهدة؟ وكيفية صياغته وصرف العهدة

الدليل الارشادي لتخطيط التعاقب الوظيفي

مسألة تخطيط التّعاقب الوظيفي هي في غاية الأهمية للمؤسسة، ويجب أن تتعامل معها بقدر كبير من الحكمة والمعرفة والدقة، وذلك كي تنعم بالثمار التي يضمنها تخطِيط التعاقب الوظيفي، وبه يجب على المؤسسة أن تلتزم بعدد من الأمور كي تبلغ ما تريد، والتي يمكن أن يكون فيها الآتي:

• الاعتماد على معايير علمية دقيقة و معطيات واضحة غير خاضعة بأي شكل من الأشكال إلى العاطفة أو الحدس أو نحو ذلك.
• تحديد احتمالية مغادرة أحد الموظفين لتحضير سلفه، و يكون ذلك برصد ردود فعله وتتبع عطائه والتركيز على تعامله واجتهاده وحماسه للعطاء.
• وضع قائمة البدلاء أو الخلفاء بشكل دقيق أيضاً، بناء على معطيات دقيقة تثبت أن في القائمة من يستحق وفقط.
• إدارة العملية الاختيارية للبدلاء الذين سيتم تجهيزهم وتحضيرهم من طرف لجنة ذات خبرة وقادرة على تنظيم العملية دون خلفيات.
• حسن التدريب والتحضير، بالاعتماد على ذوي الكفاءة وإدماج الموظفين المختارين في سياسة تخطيط التعاقب الوظيفي بشكل تدريجي وفعال.

• طالع أيضاً: نموذج تتبع إجازة الموظفين وأهمية توزيعها بشكل متوازن اكسل
• قد يهمك: نموذج شامل لإدارة فترة التجربة بمختلف مراحلها

عيوب تخطيط التعاقب الوظيفي

عند الحديث عن تخطيط التعاقب الوظيفِي، فإن المؤسسات وجب عليها أن تدرك أن لهذه العملية بعض العيوب والسلبيات، و معرفتها يجعل المؤسسة قادرة على حسن تدبير هذه الغاية وإدارتها بكفاءة أعلى، وعيوب التعاقُب الوظيفي يمكن تلخيصها على العموم في ما يلي:

• ضعف دقة الاختيار، والتي تعد أكثر عيوب التعاقُب الوظيفي انتشاراً، وهذا الضعف له عوامل كثيرة ويكون لأسباب مختلفة، غير أن الأكيد هو أنه يجعل عملية التعاقُب الوظيفي تتم بدون نجاعة.
• الاعتماد على العاطفة أو التحيز باعتبارهما أحد أكبر عيوب التعاقب الوظيفي، والذي يعود بنتائج سلبية كبيرة، وإمكانية الاختيار بحسب العاطفة أو التحيز تبقى عالية بسبب الطبيعة البشرية للمسؤولين في النهاية.
• إمكانية فشل الموظف المعوِّض، حيث أنه حتى لو تم تأهيل الموظف الذي سيتم الاعتماد عليه كبديل وتم حتى اعتماده فإنه يمكن أن يشتغل بشكل عادي شهر وشهرين ثم يقرر الرحيل! وهنا تكون المؤسسة قد ضيعت وقتا في تأهيله دون فائدة.

• في سياقٍ قريب: نموذج كامل لبيان مستحقات الموظفين اكسل وأهم العناصر فيه
• شاهد كذلك: نموذج عقد عمل شامل وبجميع البنود اللازمة

أهمية تخطيط التعاقب الوظيفي Excel

في مقابل العيوب المختلفة التي ينطوي عليها التعاقُب الوظيفي، فإن له في المقابل فوائد يجب معرفتها وإدراكها، بل أنه يمكن أن نجدها تغطي حتى العيوب الذي ذكرناها سابقاً لهذا التعاقب، ومن أهم فوائد تخطيط التعاقب الوظيفي على المؤسسة والعمل هناك ما يلي:

• تجنب توقف الإنتاج: إذ أن من أهم فوائد التعاقُب الوظيفي نجد هناك تفادي توقف الإنتاجية والعمل في المؤسسة بمجرد مغادرة أحد الموظفين، حيث أن تخطيط التعاقُب الوظيفي يضمن تجهيز البديل مسبقا بمجرد خروج أحدهم وبالتالي لن يكون هناك فراغ كبير ولن تتوقف استمرارية الإنتاج.
• خلق الحافز الوظيفي: وذلك من خلال استشعار الموظفين بأنهم لديهم حظوظ قائمة و معقولة في أنه في يوم يمكن أن يستغلوا في منصب معين، وبالتالي يبدلون ما بوسعهم و يجتهدون بناء على هذا الحافز الوظيفي.
• تقليل الخسائر المحتملة: حيث أن خروج موظف ثم تعويضه بعد ذلك يعطل الإنتاج ويمكن أن يكبد المؤسسة قدرا من الخسائر، ومن أهم فوائد تخطCيط التعاقب الوظيفي إذن تقليل الخسائر المحتملة للمؤسسة.
• ضبط المرحلة الانتقالية: بحيث تستطيع المؤسسة السيطرة على فترة ما بعد رحيل الموظف وتعويضه بموظف آخر، خصوصاً بالنظر إلى السلبيات التي قد تحملها هذه الفترة الانتقالية إذا لم يتم التعامل معها بشكل حكيم.
• خلق انطباع الاستقرار: وهو عنصر غاية الأهمية للموظفين ولعموم العمل بداخل المؤسسة، فحينما تنهج المؤسسة نهج التعاقُب الوظيفي، فإنها بذلك توصل للموظفين انطباع أن لها خطة واضحة مستقرة وتعمل بشكل احترافي، وهو أمر مهم لها.

• قد يهمك: نموذج الانتقال الداخلي للموظف اكسل وأهم المعطيات حوله
• طالع أيضاً: نموذج تحديد تحديث معلومات الموظف اكسل وأفضل طريقة له

مراحل تخطيط التعاقب الوظيفي

استراتيجية وخطة التعاقُب الوظيفي تمر بأربعة مراحل أساسية. وهي المراحل التي يجب أن تتعامل معها المؤسسة بالشكل الجيد كما سبق الإشارة إلى ذلك، والمراحل الأربعة للتعاقب الوظيفي هي:

• مرحلة تحديد احتمالية المغادرة، وفيها ترصد المؤسسة استنادا إلى معلومات دقيقة نسب احتمالية خروج أحد الموظفين.
• مرحلة تحديد قائمة الخلفاء والبدلاء، وفيها تعمل المؤسسة أيضاً على ترشيح موظفين لديهم الكفاءة والقابلية للتطور وتحضيرهم لاحتمالية خلافة من سيغادر.
• مرحلة الاختيار وذلك بعد المراجعة الدقيقة لقائمة الخلفاء المحتملين واختيار الأفضل فيهم.
• مرحلة التدريب والتأهيل، وهي المرحلة الختامية التي يتم فيها تدريب وتأهيل من وقع عليه الاختيار، وذلك ليكون في النهاية جاهزا لشغل تلك الوظيفة.

• قد يهمك: نموذج الانتقال الداخلي للموظف اكسل وأهم المعطيات حوله
• طالع أيضاً: نموذج تحديد تحديث معلومات الموظف اكسل وأفضل طريقة له

تحميل نموذج تخطيط التعاقب الوظيفي اكسل Excel

بعد الحديث على مدار النقاط والفقرات السابقة على عموم ما يخص تخطCيط التعاقُب الوظيفي بدءا بتعريفه مرورا بأهميته وفوائده وكذا العيوب التي تحضر فيه فإننا سنعرض نموذجا حصريا من موقع “فري إكسل” للتعاقب الوظيفي. حيث أن هذا النموذج يقدم للمؤسسة كافة ما يمكن أن تحتاج إليه لتسيير خطة التعاقب الوظيفي بشكل إيجابي وجيد، إذ أننا نجد فيه كل ما يمكن أن يساهم في تخطِيط وتنزيل التعاقُب الوظيفي إلى أرض الواقع.

وعبر هذا النموذج الحصري المتكامل من موقع “فري إكسل“، يمكن أن تجد المؤسسة كل ما قد تحتاج إليه من اختيار موفق للخلفاء المحتملين إلى غاية تجهيزهم و إسناد المهمة إليهم، بما في ذلك العرض الوظيفي، و إشعار مباشرة العمل وأيضا صياغة المسوغات الوظيفية.

و لتحميل هذا النموذج الشامل لاستراتيجية تخطيط التعاقُب الوظيفي في المؤسسة من موقع “فري إكسل“، فإنه يكفي الضغط على علامة التحميل الظاهرة أدناه:

• شاهد كذلك: كشف الرواتب والأجور اكسل وطريقة تنظيمها
• طالع أيضاً: نموذج كشف المرشحين لمقابلة عمل اكسل لاختيار الأفضل للشركة

في النهاية، يمكن القول حقا أن أكثر ما قد يؤثر على المؤسسة هو الخروج المفاجئ لأحد الموظفين، حيث أنه يترك مكانه شاغرا وبالتالي تتوقف أو تتعثر سلسلة الإنتاجية بالمؤسسة، واستقدام موظف بديل لا شك أنه يحتاج بعض الوقت لعرض الوظيفة وتلقي طلبات الانضمام ثم دراسة كل سيرة ذاتية والقيام بمقابلات عمل ثم التوظيف بعد ذلك مما يعني أسبوعين على الأقل، ويلزم انتظار تأقلم الموظف بعد ذلك، مما يعني وقتا أكبر، لذلك فإن المؤسسات صارت تعتمد على تخطيط التعاقب الوظيفي باعتباره أنه يضمن التحضير المسبق للخَلَف وتجهيز البديل القادر على تعويض أي موظف خرج دون حدوث أي توقف للإنتاج أو تعثر له.

• في سياقٍ قريب: نموذج قائمة المهام اليومية اكسل ودورها وكيفية وضعها
• شاهد أيضاً: نموذج جدول الميزانية الشخصية وطريقة توزيعها كما يجب

• قد يهمك: نموذج سجل الدورات التدريبية للموظف وأهميته للمؤسسة
• في نفس الإطار: خطاب تظلم الموظف اكسل وطريقة الإقناع فيه